Meetings! Αποτελεσματικές Συναντήσεις ή Κοινωνικές Εκδηλώσεις;

Τα meetings ή επαγγελματικές συναντήσεις ή συνεδριάσεις ή διασκέψεις είναι καθιερωμένα εδώ και πολλές δεκαετίες. Είναι αυτά στα οποία τίθενται στόχοι, παρακολουθείται η εξέλιξή τους, αναζητούνται λύσεις σε προβλήματα, σχεδιάζονται στρατηγικές, αναπτύσσονται και παρουσιάζονται ιδέες.

Όσο σημαντικές είναι οι παραπάνω προαναφερόμενες ενέργειες και δράσεις που λαμβάνουν χώρα σε ένα meeting άλλο τόσο είναι αμφιλεγόμενη και η αποτελεσματικότητα τους. Δεν είναι κοινά αποδεκτό αλλά θα πρέπει να αναγνωρίσουμε ότι όλα τα meeting, όσο μεγάλη ή μικρή είναι η διάρκεια τους,δεν είναι αποτελεσματικά, δεν ενεργοποιούν όλους τους συμμετέχοντες, ο τρόπος που πραγματοποιούνται και προετοιμάζονται δεν λαμβάνουν υπόψη την ιδιοσυγκρασία των συμμετεχόντων, δεν έχουν ουσιαστικό περιεχόμενο, γίνονται γιατί πρέπει να γίνουν.

Ας αναλογιστούμε όλοι μας, πόσες φορές δεν πήραμε μέρος σε τέτοιου είδους συναντήσεις οι οποίες ήταν βαρετές και χωρίς ουσία, δεν λαμβάνονταν αποφάσεις, είχαν στόχο μόνο να επιπλήξουν τους συμμετέχοντες, γινότανε μονόλογος από το Γενικό Διευθυντή και όχι διάλογος και πολλές άλλες περιπτώσεις.

Στο  σημερινό άρθρο μας οι bizexperts θα παρουσιάσουμε κάποιες χρήσιμες συμβουλές για πιο αποδοτικά και αποτελεσματικά meetings.

Όλες οι συναντήσεις θα πρέπει να έχουν μια συγκεκριμένη ατζέντα θεμάτων, η οποία θα πρέπει να είναι γνωστή στους συμμετέχοντες μερικές ημέρες νωρίτερα προκειμένου όλοι να προετοιμαστούν. Χωρίς την agenda θεμάτων ένα meeting κινδυνεύει να μετατραπεί σε απλή κοινωνική εκδήλωση και όχι σε παραγωγική συνάντηση.

Στην ατζέντα θεμάτων θα πρέπει να σημειώνονται τα επιδιωκόμενα αποτελέσματα από το meeting που προγραμματίζεται. Με αυτό το τρόπο αντιλαμβάνονται οι συμμετέχοντες ότι πρέπει να ληφθούν αποφάσεις και να αναληφθούν ενέργειες και δράσεις.

Η συνάντηση θα πρέπει να έχει ώρα έναρξης και ώρα λήξης καθώς και τον εκτιμώμενο χρόνο συζήτησης για κάθε θέμα της ατζέντας. Ο χρόνος όταν μετράτε βοηθάει να αποθαρρύνονται οι συζητήσεις εκτός θέματος και οι συμμετέχοντες να επικεντρώνονται στα θέματα. Φυσικά εννοείται ότι η προσέλευση των συμμετεχόντων είναι έγκαιρη και ότι η ώρα έναρξης τηρείται ευλαβικά. Τα παραπάνω τονίζουν την σημασία και τη σοβαρότητα που δίνεται σε κάθε meeting.

Σε αρκετές περιπτώσεις και ειδικότερα σε πολυμετοχικές επιχειρήσεις ή Οργανισμούς, καλό είναι να ορίζεται εκ των προτέρων ένας συντονιστής, ο οποίος  αναλαμβάνει τη διαχείριση της συνάντησης, δίνει το λόγο στους συμμετέχοντες, υπολογίζει το χρόνο και δεν επιτρέπει τις διακοπές όταν κάποιος έχει το λόγο.

Ο προσανατολισμός όλων των συμμετεχόντων και του συντονιστή είναι να καταγράφεται για κάθε θέμα της ατζέντας οι ενέργειες που απαιτούνται από άτομο ή ομάδα και το χρονοδιάγραμμα της ενέργειας.  Σε θεωρητικό επίπεδο ένα ουσιαστικό meeting τελειώνει με την ανάληψη μίας τουλάχιστον δράσης ή, μίας τουλάχιστον ενέργειας.

Μετά τη λήξη του meeting ο συντονιστής αναλαμβάνει τη σύνταξη της έκθεσης του meeting, που θα περιλαμβάνει πόσα και ποια θέματα συζητήθηκαν, ποιες  αποφάσεις λήφθηκαν, ποιες ενέργειες αναλήφθηκαν ή ανατέθηκαν και το χρονοδιάγραμμά τους. Η παραπάνω έκθεση πρέπει να αποστέλλεται ‘άμεσά’  σε όλους τους συμμετέχοντες. Αυτό βοηθά τους ανθρώπους να καταλάβουν ότι το τέλος της συνάντησης σηματοδοτεί την έναρξη της ανάληψης δράσης.

Κατά την έναρξη κάθε meetingθα πρέπει να αφιερώνονται λίγα λεπτά ώστε να παρουσιαστεί η εξέλιξη των δράσεων ή ενεργειών που ανέλαβαν κάποια άτομα ή ομάδες κατά το προηγούμενο meeting. Αυτό ενεργοποιεί αυτόματα τους συμμετέχοντες να είναι σε εγρήγορση δεδομένου ότι ενδέχεται να αναλάβουν και οι ίδιοι κάποια δράση ή ενέργεια ή να εμπλακούν στις εν εξελίξει ενέργειες.

Όταν τα meeting προγραμματίζονται να διαρκέσουν περισσότερο από 3-4 ώρες, ο συντονιστής θα πρέπει να φροντίζει να γίνεται κάποιο διάλειμμα διάρκειας μέχρι 15 λεπτών ανά 2 ώρες. Το χρονικό αυτό διάστημα κρίνεται ικανό για τους συμμετέχοντες να θέσουν το μυαλό τους σε παύση και να το ενεργοποιήσουν εκ νέου με την επανέναρξη του meeting.

Ένα άλλο σημαντικό στοιχείο που πρέπει να λαμβάνεται υπόψη σε ένα meeting είναι η διάρθρωση των συμμετεχόντων. Προσκαλούνται μόνο αυτοί που έχουν λόγο να παραβρίσκονται. Δεν επιτρέπεται στην ατζέντα του meeting να αναφέρεται ‘αναφορά οικονομικών επιδόσεων επιχείρηση’ και να απουσιάζει ή ο Οικονομικός Διευθυντής ή ο Προϊστάμενος Λογιστηρίου. Σε ένα meeting προσκαλούνται και λαμβάνουν μέρος όσοι έχουν άμεση εμπλοκή (στενό meeting)   και έμμεση εμπλοκή (ευρύ meeting) με το θέμα. Ενδεικτικά σε ένα meeting πωλήσεων εξωτερικού μπορεί να προσκαλεστεί και να συμμετέχει μόνο ο Διευθυντής Πωλήσεων Εξωτερικού ή να προσκαλεστούν και οι Πωλητές Εξωτερικού. Έχει επικρατήσει η άποψη ότι για να είναι ένα meeting αποτελεσματικό ο αριθμός των συμμετεχόντων θα πρέπει να είναι μικρός προκειμένου κάποιοι συμμετέχοντες να μην μετατρέπονται σε θεατές. Οι bizexperts θεωρούμε ότι ακόμη και οι θεατές ή οι νεοπροσλαμβανόμενοι υπάλληλοι ή αυτοί που διστάζουν να πάρουν τον λόγο και να εκθέσουν τις απόψεις του δεν είναι θεατές. Συλλέγουν εμπειρία από ένα meeting την οποία η επιχείρηση ή ο Οργανισμός θα αξιοποιήσει κάποια στιγμή στο μέλλον.

Μια χρήσιμη συμβουλή είναι η χρήση εναλλακτικών χώρων (εφόσον υπάρχει δυνατότητα, είτε οικονομική είτε χωροταξική) για την πραγματοποίηση των meetings. Ίσως δεν είναι εποικοδομητικό κάθε φορά η συνάντηση να πραγματοποιείται στην καθιερωμένη αίθουσα συνεδριάσεων της επιχείρησης ή του Οργανισμού. Η εναλλαγή περιβάλλοντος διεγείρει νέες ιδέες και καινοτομίες, ενώ ενθουσιάζει και τους συμμετέχοντες.

Θεωρείται πολύ πιθανό όλοι μας να έχουμε λάβει μέρος σε κάποιο meeting. Θεωρείται ακόμη πιο πιθανό ότι όλοι μας να έχουμε παρακολουθήσει περισσότερες από μία βαρετές, μη αποτελεσματικές και μη παραγωγικές συναντήσεις. Εκτίμηση μας αποτελεί ότι αν μια συνάντηση κρίνεται αξιόλογη ή αποδοτική ή παραγωγική είναι καθαρά υποκειμενικό και σχετίζεται με τις γνώμες των συμμετεχόντων, τις προσωπικές τους φιλοδοξίες στην εταιρία ή στον Οργανισμό, αλλά και στη διάθεση της ημέρας θα βρεθούν οι τελευταίοι.

Στο σημερινό μας άρθρο προσπαθήσαμε να προσφέρουμε χρήσιμες συμβουλές προκειμένου τα Meetings, να είναι ουσιώδη, αποδοτικά, αποτελεσματικά και παραγωγικά για όλους (Επιχείρηση και Στελέχη) αποφεύγοντας το χαρακτήρα μιας ‘Βαρετής Κοινωνικής Εκδήλωσης’.

Write a Comment