Το Φαινόμενο Backstabbing στο Εργασιακό Περιβάλλον!

Το backstabbing ή αλλιώς η πισώπλατη μαχαιριά ενός συναδέλφου είναι μια  πραγματικότητα στο σύγχρονο εργασιακό χώρο. Πρόκειται για γεγονός που ελάμβανε χώρα σε κάθε εποχή και σε κάθε εργασία.

«Το backstabbing είναι κάτι με το οποίο οι περισσότεροι άνθρωποι θα πρέπει να αντιμετωπίσουν κάποια στιγμή»,

Δυστυχώς, το σαμποτάζ στο χώρο εργασίας είναι αρκετά συνηθισμένο.

Όταν το διαπιστώνει κάποιος μένει σοκαρισμένος, θυμωμένος, λυπημένος, πληγωμένος, υπάρχουν αρκετά ανάμικτα δυσάρεστα συναισθήματα ή συνδυασμός αυτών που εναλλάσσονται.

Όπως κι αν συμβεί, πρόκειται για μια προδοσία. Η προδοσία είναι μια σχέση εμπιστοσύνη που σπάει. Μπορεί να είναι κάποιος που εμπιστεύεσαι ενώ δεν θα έπρεπε.

Στη σημερινή μας αρθρογραφία οι bizexperts θα προσεγγίσουμε το φαινόμενο του backstabbing, τις αιτίες του και τους τρόπους αντιμετώπισης του. Αν και είναι σοφό να μην τα πολεμάει κάποιος, πάντα  είναι σημαντικό να τα χειρίζεται με επαγγελματισμό.

Πως όμως αναγνωρίζει κάποιος τέτοιου είδους ανθρώπους που είναι πρόθυμοι να καρφώσουν, να προδώσουν, να κακολογήσουν ;

Καταρχήν πρόκειται για ένα είδος ανθρώπου που βρίσκεται σε όλους τους χώρους εργασίας.

Δεν θα τον ανακαλύψει εύκολα κάποιος όμως μπορεί να τον καταλάβει από κάποια  χαρακτηριστικά:

Η τεράστια υπομονή απέναντι στον προϊστάμενο ή τον Διευθυντή του και η ειρωνεία απέναντι στους υπόλοιπους συναδέλφους του.

Το ψεύτικο τους ενδιαφέρον να μάθει τα προσωπικά προβλήματα του καθενός με το πρόσχημα να βοηθήσει

Επιδεικνύει από την μια πλευρά μια μόνιμη προθυμία στις οδηγίες και εντολές του διευθυντού του και από την άλλη ασκεί σφοδρή κριτική για τις αποφάσεις του.

Κυκλοφορεί στο χώρο εργασίας με ένα μόνιμο χαμόγελο κολλημένο στο πρόσωπό απλά και μόνο για να μπει στη κατηγορία του πρόσχαρου ή του ‘γλυκού’ ανθρώπου Φυσικά πίσω από αυτό το προσωπείο υπάρχει και ένα άλλο, αυτό με το οποίο, επεξεργάζεται πληροφορίες και τις χρησιμοποιεί ανάλογα  με τις εξελίξεις.

Είναι πάντα ,σε απόσταση αναπνοής ,από τον Διευθυντή του, από τον Διευθυντή του Διευθυντή του ακόμα και από τον Διευθυντή του Διευθυντή του Διευθυντή του. Σε περιπτώσεις συναθροίσεων ή συναντήσεων θα πάρει πάντα τον λόγο να μιλήσει αλλά ουσιαστικά δε θα πει τίποτα. Στη λήξη της συνάντησης θα τον δείτε να τρέχει πίσω από τους Διευθυντές του Διευθυντή του για να δείξει ακόμη ικανότερος, για να παραπονεθεί ότι χάνονται κερδοφόρες δουλειές και ουσιαστικά να ασκήσει κριτική στο ότι κάτι δεν πάει καλά στην ομάδα στην οποία ανήκει που όμως αυτός δεν διευθύνει.

Πρόκειται για το είδος του δολοπλόκου και ραδιούργου. Ακούει, συγκεντρώνει πληροφορίες και κουτσομπολιά, τα αξιολογεί και σκοπός του γίνεται να τα χρησιμοποιήσει.

Χωρίς ηθικούς δισταγμούς και κυρίως χωρίς δεύτερη σκέψη θα αδειάσει  τον καθένα μπροστά στους Διευθυντές των Διευθυντών του, όλους που στέκονται εμπόδιο στη καριέρα του.

Βάζει λόγια σε άλλους συναδέλφους,  εναντίων άλλων συναδέλφων στην κατώτερη κλίμακα της ιεραρχίας με σκοπό να αναστατώνει μόνιμα το σύνολο της ομάδας μήπως κάτι κερδίσει.

Σε περιπτώσεις επιχειρήσεων που η επίτευξη των στόχων εξαρτάται από την είσοδο νέων πελατών είναι αυτός που δεν έφερε ποτέ κανέναν νέο πελάτη, διαχειρίζεται τους υφιστάμενους και μάλιστα όχι με σωστό και ενδεδειγμένο τρόπο.

Πρόκειται για ανθρώπους χωρίς θάρρος που τους αρέσει να κρύβονται στην ανωνυμία τους όταν κάνουν το κακό, αλλά όταν επαινείται η ομάδα για τις επιτυχίες της θέλει να ακούγεται το όνομά του και να παίρνει και τον λόγο ο ίδιος προκειμένου να οικειοποιηθεί οποιασδήποτε μορφής κέρδη.

Όταν θέλουν να δείξουν ότι δουλεύουν μιλούν δυνατά στο τηλέφωνο, όταν όμως ψιθυρίζουν τότε υπονομεύουν.

Τι είναι αυτό όμως που ελπίζουν να κερδίσουν οι Backstabbers στη δουλειά;

Κατηγορώντας τους συναδέλφους τους, ένας Backstabber μπορεί να αισθάνεται ότι κάνει το εαυτό του δείχνει ικανός συγκριτικά με τους άλλους. Αυτοί οι άνθρωποι είναι πιθανό να αισθάνονται ιδιαίτερα ανασφαλείς για τη δική τους θέση ή την απόδοσή τους και προσπαθούν να το διορθώσουν δείχνοντας τις ελλείψεις των συναδέλφων τους.

Κάποιοι Backstabbers στη πραγματικότητα πιστεύουν ότι απλώς κάνουν ό,τι χρειάζεται για να προχωρήσουν στην ιεραρχία. Με άλλα λόγια, προστατεύουν τα δικά τους συμφέροντα.

Είναι επίσης δυνατόν σε ορισμένες περιπτώσεις, ο Backstabber να έπεσε στο παρελθόν θύμα πισώπλατου μαχαιρώματος στον χώρο εργασίας και ως αποτέλεσμα να υιοθέτησε αυτή τη συμπεριφορά ως αντίδραση και άμυνα του.

Σε ακόμη πιο ακραίες περιπτώσεις ίσως να μεγάλωσε σε ένα οικογενειακό περιβάλλον που η ικανοποίηση της προσωπικής φιλοδοξίας υπερίσχυσε των ηθικών αρχών και φραγμών.

Σε άλλες περιπτώσεις μπορεί να εισοδήματά τους να μειώθηκαν ή να αντιμετωπίζουν οικονομικά προβλήματα με αποτέλεσμα ένα αβέβαιο μέλλον για την δική τους οικογένεια. Η ενέργεια τους αυτή έρχεται ως αντίδραση με σκοπό να προσπαθήσουν να καταστρέψουν και το μέλλον των οικογενειών των συναδέλφων τους. Φθόνος ή κακία ; μίσος ή οργή ; Ότι και να διαλέξει κάποιος οι λέξεις από μόνες τους είναι αρνητικές.

Πως όμως αντιμετωπίζει κάποιος ένα φαινόμενο Backstabbing στο χώρο εργασίας του;

Όπως προαναφέραμε κάθε εργαζόμενος κατά τη διάρκεια της καριέρα του θα αντιμετωπίσει ένα είδος πισώπλατου μαχαιρώματος τουλάχιστον μία φορά. Το πιο σημαντικό από όλα είναι η διατήρηση του επαγγελματισμού για το καλό της επιχείρησης της ομάδας και των τυχών στόχων που πρέπει να επιτευχθούν.  Στις περιπτώσεις Backstabbing ένας εργαζόμενος θα πρέπει να παραμείνει ήρεμος και να αντιμετωπίσει τέτοιου είδους φαινόμενα με συγκεκριμένα βήματα.

Καταρχήν σύστασή μας είναι ότι θα πρέπει να μάθει να ‘διαβάζει’ τους ανθρώπους. Βέβαια πρόκειται για ένα χαρακτηριστικό που απαιτεί εξάσκηση. Η αναγνώριση της μη λεκτικής επικοινωνίας αφορά σημαντικό παράγοντα που θα βοηθήσει κάποιον να αναγνωρίσει έναν υποψήφιο συνάδελφο που κάποια στιγμή θα τον μαχαιρώσει πισώπλατα.

Στις περιπτώσεις που έχει συμβεί το φαινόμενο τότε, 

Ο εντοπισμός του σαμποτέρ στο χώρο εργασίας είναι το πρωταρχικό και αρχικό πράγμα που πρέπει να κάνει κάποιος που αντιμετωπίζει backstabbing. Ο ορισμός του σαμποτέρ ταιριάζει για την περίσταση. Σαμποτέρ είναι αυτός που εσκεμμένα και μυστικά προκαλεί καταστροφές στον εχθρό (σε περίπτωση του πολέμου) ή παρεμποδίζει την ομαλή λειτουργία μιας υπηρεσίας ή επιχείρησης.

Δεν θα πρέπει να ξεχνάμε ότι ο backstabber με τον συνάδελφο που υπέστη το πισώπλατο μαχαίρωμα εξακολουθούν είναι συνάδελφοί δεν είναι εχθροί ούτε αντίπαλοι. Εργάζονται για τον στόχο της ίδιας ομάδας. Οι backstabbers βέβαια, μάλλον δεν το ξέρουν και δεν τους νοιάζει.

Γενικά, δεν πρέπει να υπάρξει αντίδραση με την θέρμη της στιγμής. Σύσταση μας αποτελεί ότι ο άνθρωπος που μαχαιρώθηκε πισώπλατα να αφιερώσει λίγο ή αρκετό χρόνο μέχρι να αξιολογήσει την κατάσταση από κάθε οπτική γωνία. Μόλις επέλθει η ηρεμία θα πρέπει να αποφασίσει τις επόμενες κινήσεις του. Για το φαινόμενο backstabbing άλλες ‘Θεωρητικές σχολές’ προτείνουν με το που θα επέλθει η ηρεμία να συζητήσουν με τον backstabber  πρόσωπο με πρόσωπο και να του μεταφέρουν τη δυσαρέσκεια τους και ότι η συγκεκριμένη ενέργεια δεν ήταν ούτε σωστή ούτε ηθική. Φυσικά θα τα αρνηθεί όλα και μάλιστα με αγανάκτηση γιατί νομίζει ότι κρύβεται πίσω από την ανωνυμία και φυσικά έχει μόνο θράσος και όχι θάρρος.

Οι περισσότεροι backstabber επιτελούν το έργο τους α)με ένα ανώνυμο τηλεφώνημα β)στέλνουν e-mail με ψευδή τα προσωπικά τους στοιχεία γ)συνδέονται σε πλατφόρμες καταγγελιών της ίδιας της εταιρίας τους, που τους υπόσχονται την ανωνυμία, υπό τον φόβο ‘αντιποίνων’.

Αν ‘καρφώσουν’  έναν συνάδελφό τους με ένα ανώνυμο τηλεφώνημα ή με ένα mail με ψευδή τα στοιχεία τους ίσως να καταφέρουν να διατηρήσουν την ανωνυμία τους. Αλλά αν νομίζουν ότι η καταγγελία μέσω της πλατφόρμας της εταιρίας τους θα διατηρήσει της ανωνυμία τους τότε έχουν κάνει το ‘λάθος’. Κάθε σύνδεση αφήνει ηλεκτρονικά ίχνη που προέρχονται από ένα IP Address, αυτό συνδέεται με ένα Rooter (ή με ένα σταθμό εργασίας αν η σύνδεση έγινε από το προσωπικό σταθμό εργασίας τους) το οποίο είναι εγγεγραμμένο σε ένα όνομα. Το πόσο εύκολο ή δύσκολο είναι να ανακαλύψει κάποιος τις ‘αποδείξεις’ έχει να κάνει με τις ικανότητες του στην έρευνα και φυσικά με τις γνωριμίες που έχει μέσα στον ίδιο Οργανισμό.

Μόλις λοιπόν εντοπιστεί ο σαμποτέρ το επόμενο βήμα είναι το θύμα-συνάδελφος να ενημερώσει τον Διευθυντή του για το γεγονός του backstabbing (μάλλον ήδη θα είναι ενήμερος)  που έλαβε χώρα και φυσικά να τον ενημερώσει ότι γνωρίζει ποιος ή ποια είναι ο/η θύτης. Σύστασή μας είναι να μην αποκαλυφθεί το όνομα του/της. Άλλωστε αν αναφερθεί όνομα τότε ποια η διαφορά του θύματος από το θύτη στο ηθικό και επαγγελματικό τομέα;

Είμαστε υπέρ της σχολής-θεωρίας που λέει στη συγκεκριμένη περίπτωση ότι αντίδραση θα πρέπει να υπάρξει μόνο αν το πρόβλημα κλιμακωθεί και μόνο με την μονόπλευρη ενημέρωσή του σαμποτέρ ότι υπάρχουν αποδείξεις ότι αποκαλύφθηκε η δράση του. Οποιασδήποτε μορφής επιθετική αντίδραση ίσως δημιουργήσει τις προϋποθέσεις ο θύτης να μετατραπεί σε θύμα στα μάτια των συναδέλφων του.  Οι backstabbers δεν είναι εύκολοι άνθρωποι, ξέρουν όλα τα κόλπα  και δεν θα πρέπει να υποτιμηθούν ποτέ.

Στο συγκεκριμένο σημείο και εφόσον θύτης και θύμα συνεχίζουν θα εργάζονται στον ίδιο χώρο υπάρχει η σχολή-θεωρία που λέει ότι είναι ώρα για την ανοικοδόμηση εμπιστοσύνης.

Αυτός που υπέστη το πισώπλατο μαχαίρωμα θα πρέπει να ξαναχτίσει μια δοκιμαστική αλλά πάντα επιφυλακτική σχέση. Δεν απαιτείται να είναι ιδιαίτερα κοινωνικός αλλά κυρίως επαγγελματίας. Οι Bizexperts υποστηρίζουμε τη σχολή – θεωρία που λέει να είναι μόνο επαγγελματίας χωρίς κάποια κοινωνική αλληλεπίδραση με τον backstabber.

Άλλωστε τι εμποδίζει τον θύτη να ξαναχτυπήσει και μάλιστα πιο δυνατά αυτή τη φορά;

Όχι απαραίτητα τον ίδιο συνάδελφο του, αλλά άλλον ή άλλους, ακόμη και τον Διευθυντή του, ή και τον Διευθυντή του Διευθυντή του, αφού εποφθαλμιά τη θέση τους.

Τελειώνοντας το σημερινό μας άρθρο θα θέλαμε να θυμίσουμε τα λόγια του Ιούλιου Καίσαρα «E tu Brutus»;  (και εσύ τέκνο Βρούτε)

Ο φθόνος είναι ένα παγκόσμιο χαρακτηριστικό. Ωστόσο, εάν αφεθεί ανεξέλεγκτο στον εργασιακό χώρο, οδηγεί σε προβλήματα. Οι ζηλιάρηδες επιθυμούν αυτό που έχουν οι επιτυχημένοι συνάδελφοί τους, την θέση του Διευθυντή τους, τη γρήγορη ανέλιξη για να ικανοποιήσουν τη ματαιοδοξία τους. Όσο η προαγωγή τους καθυστερεί τόσο τα φαινόμενα backstabbing θα κλιμακώνονται προς πάσα κατεύθυνση και ως αποτέλεσμα δυστυχώς είναι η Ομάδα να κουτσαίνει πολλά επίπεδα.

Το φαινόμενο Gaslighting στις επιχειρήσεις!

Έχουμε ακούσει αμέτρητες ιστορίες ψυχολογικής χειραγώγησης στο εργασιακό περιβάλλον είτε από τη Διοίκηση προς το προσωπικό, είτε από τους προϊσταμένους προς τους υφισταμένους, είτε μεταξύ συναδέλφων. Το  παραπάνω γεγονός αρκετά συχνά, αποτελεί μια πραγματικότητα χωρίς να έχει αναλυθεί περαιτέρω. Read more

Εργατικό Δυναμικό: Περιουσιακό Στοιχείο ή απλά Κόστος!

Είναι γενικά αποδεκτό και έχει ακουστεί αμέτρητες φορές ότι οι επιχειρήσεις (κυρίως οι μεγάλου μεγέθους) αντιμετωπίζουν τους εργαζόμενους τους ως «περιουσιακά στοιχεία» ή αλλιώς ‘assets‘ στην αγγλική γλώσσα. Read more

Η Ικανότητα της Πειθούς & τα Ρητορικά Εργαλεία του Αριστοτέλη!

H Ρητορική και η διαχείριση του λόγου αρχικά αναγνωρίζεται ως έμφυτο χάρισμα αλλά, σύμφωνα με τους αρχαίους διδασκάλους, όπως ο Αριστοτέλης είναι και καλλιεργήσιμες, όπου με συγκεκριμένα εργαλεία μπορούν να αναπτυχθούν σε αξιόλογες ικανότητες. Read more

Τα 5 Στοιχεία της Εμπιστοσύνης!

Στο σημερινό μας άρθρο θα προσπαθήσουμε να αναδείξουμε τα στοιχεία εκείνα που είναι απαραίτητα προκειμένου ένας ηγέτης να εμπνέει και να απολαμβάνει την εμπιστοσύνη των υφισταμένων του. Read more

Coaching & HR Management

Η καθοδήγηση (Coaching) στελεχών και προσωπικού αναδεικνύεται σε μία βασική και απαραίτητη διαδικασία για τη μετεκπαίδευση τους και τη συμμετοχική τους δράση στην αποδοτικότερη και αποτελεσματικότερη επιχειρησιακή λειτουργία του οργανισμού που απασχολούνται. Read more

VERIM – Virtual Energy, Resource & Intelligence Management: Πρωτοπορία & Καινοτομία στην Αυτοβελτίωση

Το IT σύστημα VERIM φιλοδοξεί να μεταφέρει τώρα εντός Ελλάδας  και Κύπρου την τεχνογνωσία, ώστε να συντελέσει στην ανάπτυξη και εξέλιξη νέων γνώσεων και τεχνικών διαχείρισης σε όλους τους τομείς δραστηριοτήτων, όπου ο ανθρώπινος παράγοντας παίζει πρωταγωνιστικό ρόλο.  Read more

E-mail! Αποτελεσματικό Εργαλείο επικοινωνίας ή Σύμβολο άγχους;

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αποτελεί ένα από τα πιο χρήσιμα και εξαιρετικά εργαλεία επικοινωνίας για μία επιχείρηση. Θεωρείται ότι είναι λιγότερο ενοχλητικό από μια τηλεφωνική κλήση, πιο βολικό και ίσως και πιο γρήγορο (αν αναλογιστούμε ότι ενδέχεται ο παραλήπτης της κλίσης ή να μιλάει ήδη ή να απουσιάζει από την θέση του).

Έχει τη δυνατότητα να υποστηρίζει τις Διοικήσεις των επιχειρήσεων και τους φορείς τους να διευθύνουν, να δίνουν οδηγίες και να ενημερώνονται σχεδόν από οπουδήποτε στον κόσμο ακόμη και εν κινήσει.

Όλα τα παραπάνω αποδεικνύουν τη χρησιμότητα του e-mail. Τί συμβαίνει όμως όταν χρησιμοποιείται με ακατάλληλο τρόπο ; H απάντηση είναι  απλή: Συμβάλει στη μείωση της παραγωγικότητας ή την εμποδίζει.

Σύμφωνα με μελέτη του 2011 (Stephen Barley, Debra Meyerson και Stine Grodal) το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο συμβάλει σημαντικά στο αίσθημα της έντονης πίεσης. Οι ερευνητές κατέληξαν στο συμπέρασμα ότι o αριθμός των  e-mail αποτελεί δείκτη-σύμβολο άγχους και υπερφόρτωσης εργασιών. Το επόμενο έτος, το 2012 ο McKinsey δημοσίευσε μια έκθεση στην οποία κατέληξε στο συμπέρασμα ότι οι εργαζόμενοι σπαταλούν το 28% του χρόνους τους για να διαβάσουν και να συντάξουν τα e-mail τους, καθώς και ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι η δεύτερη πιο χρονοβόρα δραστηριότητα ενός εργαζόμενου μετά τα ‘ειδικά καθήκοντα’.

Ο μέσος εργαζόμενος ελέγχει το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο του περισσότερες επάνω από εβδομήντα φορές την ημέρα. Σε μεγάλες πολυεθνικές εταιρίες ο ημερήσιος έλεγχος είναι δυνατόν να προσεγγίζει τις 350 φορές. Συμπερασματικά, ο αυξημένος  αριθμός e-mail δημιουργεί περισσότερο άγχος και ουσιαστικά χαμηλότερες επιδόσεις.

Οι επιχειρήσεις και οι εργαζόμενοι θα πρέπει να μάθουν να κάνουν χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προς συμφέρον τους.

Παρακάτω οι BizExperts σας αναλύουμε χρήσιμα βήματα-ενέργειες χειρισμού των email και των καθηκόντων:

Ως πρώτο βήμα είναι η απάντηση στο ερώτημα: Ποιες είναι οι προτεραιότητες ;

Θα πρέπει να γίνει μια καταγραφή όλων των καθηκόντων που συνθέτουν την ημέρα μας και στη συνέχεια να γίνει η ιεράρχηση τους. Ένα χρήσιμο εργαλείου που βοηθάει σε αυτό είναι η χρήση της Μήτρας Διαχείρισης Χρόνου του Covey:

Ο Covey τοποθετεί τα καθήκοντα στα παρακάτω τέσσερα τεταρτημόρια

ΕΠΕΙΓΟΝ ΜΗ ΕΠΕΙΓΟΝ
ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ

1Ο Τεταρτημόριο:

 

Επείγον & Σημαντικό

2ο Τεταρτημόριο:

 

Μη Επείγον & Σημαντικό

 

ΜΗ ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ

3ο Τεταρτημόριο:

 

Επείγον & Μη Σημαντικό

4ο Τεταρτημόριο:

 

Μη Επείγον & Μη Σημαντικό

Το 1ο τεταρτημόριο αφορά τα καθήκοντα που είναι επείγοντα και σημαντικά. Εδώ περιλαμβάνονται αυτά τα καθήκοντα που αφορούν τόσο την αντιμετώπιση κρίσεων, όσο και σοβαρών προθεσμιών.

Το 2ο τεταρτημόριο περιλαμβάνει τα  σημαντικά αλλά όχι επείγοντα καθήκοντα. Εδώ θα μπορούσαν να συμπεριληφθούν ο προγραμματισμός και η προετοιμασία ενός εργαζόμενου.

Το 3ο τεταρτημόριο περιλαμβάνει τα καθήκοντα που είναι επείγοντα αλλά όχι σημαντικά. Εδώ περιλαμβάνονται μερικά από τα e-mail καθώς και κάποια meetings.

Το 4o τεταρτημόριο περιλαμβάνει καθήκοντα που δεν είναι ούτε επείγοντα, ούτε σημαντικά.

 

Επόμενο βήμα είναι ο Επαναπροσδιορισμός των προτεραιοτήτων.

Η παραπάνω ενέργεια της δημιουργίας λίστας καθηκόντων και ιεράρχησης των προτεραιοτήτων  προετοιμάζει το έδαφος για το επόμενο στάδιο που είναι  η απάντηση στις ερωτήσεις ‘Πώς είναι τώρα ο χρόνος που αναλώνεται;’ ‘Μετά το πρώτο βήμα κερδίζω χρόνο;’

Με δεδομένο ότι τα καθήκοντα έχουν τοποθετηθεί σε λίστα και έχουν πάρει βαθμό προτεραιότητας κρίνεται σκόπιμο η ανταλλαγή πληροφοριών από άλλους συναδέλφους προκειμένου να γίνει γνωστό μεταξύ του συναδελφικού κοινού για το φόρτο εργασίας του καθενός. Οι ομάδες γίνονται πιο αποτελεσματικές αν γνωρίζουν την εργασία ή τα project που εκτελούν η μία για την άλλη.

Μία καλή και θεμιτή ενέργεια είναι η εβδομαδιαία ενημέρωση του προϊσταμένου μέσω e-mail για το ποιες εργασίες ολοκληρώθηκαν την εβδομάδα που πέρασε και ποιες θα είναι σε εξέλιξη την επόμενη.

 

Επόμενο βήμα είναι η ύπαρξη μιας στρατηγικής επικοινωνίας για την εκτέλεση των προτεραιοτήτων.

Το μεγαλύτερο μέρος της ενέργειας σε μια συνομιλία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι με τον αποστολέα. Ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θεωρείται ανεπιθύμητο δεν απαιτεί απάντηση.  Όταν ο αποστολέας αποστέλλει ένα μήνυμα ξεκινάει μια αλληλουχία ενεργειών από την πλευρά του παραλήπτη.  Όσο ποιο πολλά είναι τα μηνύματα που στέλνει ο αποστολέας, τόσο αλλάζουν οι προτεραιότητες και η λίστα καθηκόντων του παραλήπτη. Με βάση τα παραπάνω θεωρείται ξεκάθαρο ότι πρέπει να αναδιαμορφωθεί η επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείο.

Το δεδομένο είναι ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο :

  • δεν αποτελεί μια συνομιλία και μάλιστα πρόσωπο με πρόσωπο,
  • δεν είναι ένα είδος επικοινωνίας μεγάλης διάρκειας και
  • τέλος, σίγουρα δεν είναι η καλύτερη επιλογή για όλες τις καθημερινές επικοινωνίες, αν και αντιμετωπίζεται ως τέτοιο.

Πρέπει να αντιμετωπίζεται ως σύστημα παράδοσης και μεταβίβασης πληροφοριών, ως ένα εργαλείο επικοινωνίας που θα οδηγήσει στην ανάληψη της στρατηγικής επικοινωνίας.

Όταν κάποιος αποστέλλει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να ακολουθεί και να έχει στο μυαλό του μια συγκεκριμένη διαδικασία επικοινωνιακής στρατηγικής. Θα πρέπει πάντα να αναρωτιέται

  • Ποιο είναι το κοινό που απευθύνεται το e-mail;
  • Ποιο είναι το μήνυμα που πρέπει να μεταφέρω;
  • Ποια είναι η απάντηση που αναμένω να πάρω;
  • Ποιο θεωρείται ότι είναι το καλύτερο κανάλι προκειμένου να φτάσει το μήνυμα στο κοινό;
  • Το μήνυμα θα αλλάξει τις προτεραιότητες του παραλήπτη ;
  • Το μήνυμα θα δημιουργήσει αναταράξεις στο κοινό;
  • Πόσα μηνύματα έχω στείλει την ίδια ημέρα στο ίδιο κοινό;
  • Πόσα μηνύματα μπορεί να διαχειριστεί το κοινό;

Σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εμπλέκονται 4 παράγοντες:

Το Ακροατήριο, το Μήνυμα, το Κανάλι και η Απάντηση.

Αναφορικά με το Ακροατήριο και πριν εξεταστεί κάτι άλλο, ο αποστολέας θα πρέπει να αναλογιστεί με ποιούς θέλει ή πρέπει να επικοινωνήσει. Απαιτείται να υπάρχει προσοχή και ακρίβεια στη δημιουργία της λίστας των παραληπτών δεδομένου ότι οι πληροφορίες που μεταφέρονται θα πρέπει να πηγαίνουν στο κατάλληλο άτομο που θα πρέπει ή να απαντήσει ή να αναλάβει δράση.

Η ύπαρξη της θεωρίας που αναφέρει ότι ‘αν κάποιος στείλει λιγότερα e-mail, θα παραλάβει και λιγότερα e-mail’ δεν ισχύει. Θα πρέπει να υπάρχει ιδιαίτερη προσοχή στο ποιος προστίθεται στο πεδίο ‘προς’ και ποιος στο ‘cc’. Οι παραλήπτες που αναφέρονται στο δεύτερο πεδίο είναι καθαρά για ενημερωτικούς λόγους και δεν απαιτείται είτε να απαντήσουν, είτε να αναλάβουν δράση.

Αναφορικά με το Μήνυμα-e mail, θα πρέπει να γίνει ξεκάθαρο ότι πρόκειται αποκλειστικά για μεταβίβαση πληροφοριών.  Διεθνώς υφίσταται ο κανόνας συγγραφής ενός e-mail:

 ‘Ο αποστολέας συντάσσει ένα μήνυμα με τον τρόπο που θέλει να το διαβάσει’.

Με τον τρόπο αυτό διευκολύνεται και η δουλειά του παραλήπτη. Η θεωρεία λέει ότι κανείς δεν ανταποκρίνεται καλά σε ένα τεράστιο κείμενο. Το πεδίο του θέματος είναι πολύ σημαντικό, ενώ αν απαιτείται μεγάλο κείμενο οι σημαντικές πληροφορίες θα πρέπει να αναφέρονται στις πρώτες γραμμές του κειμένου, αφού αυτές τις διαβάζουν όλοι χωρίς να κουράζονται.

Αναφορικά με το Κανάλι επικοινωνίας θα πρέπει να υπάρχει σαφείς απάντηση στο παρακάτω ερώτημα:

‘Είναι το e-mail το κατάλληλο εργαλείο για επικοινωνία σε μια δεδομένη στιγμή;’

Μήπως ένα απλό τηλεφώνημα, γλιτώσει χρόνο τόσο για τον αποστολέα, όσο και για τους παραλήπτες;

Μήπως ένα απλό πέρασμα από τα γραφεία των παραληπτών είναι μια βολική κίνηση;

Από την στιγμή που ο αποστολέας πατήσει το κουμπί ‘αποστολή’ απαλλάσσεται από την ευθύνη ή την ενδεχόμενη ύπαρξη ενοχής για μία εκκρεμότητα. Ο παραλήπτης όμως είναι αυτός που υποχρεώνεται να διακόψει την εργασία, να διαβάσει το e-mail , να το κατατάξει, να το ιεραρχήσει, να αναλάβει ή όχι δράση.

Συμπέρασμα των παραπάνω, ‘ενδεχόμενος χαμένος χρόνος’ για τον παραλήπτη με αύξηση των επιπέδων άγχους με την ευθύνη να βαρύνει τον αποστολέα (στην περίπτωση μη σημαντικότητας και επείγουσας ανάγκης).

Εάν η επικοινωνία μέσω ενός διαφορετικού καναλιού σημαίνει μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα τότε η αποστολή ενός email θα πρέπει να επανεξετάζεται διαρκώς.

Στο σημερινό μας άρθρο οι BizExperts προσπαθήσαμε να προσεγγίσουμε αν τα e-mail είναι το κατάλληλο κανάλι επικοινωνίας, αν μεταδίδουν αποτελεσματικά τις πληροφορίες και αν βοηθούν τον παραλήπτη στην ανάληψη δράσης ή του μεταδίδουν μεγαλύτερα επίπεδα πίεσης, όπου το αποτέλεσμα είναι χαμένος χρόνος τόσο για τον αποστολέα που συνέταξε το e-mail, όσο και για τον παραλήπτη που διέκοψε την εργασία του για να το διαβάσει.

Product Management & Product Manager

Product Management είναι η επιχειρηματική διαδικασία που ασχολείται με τον σχεδιασμό, την πρόβλεψη, την παραγωγή και το marketing του προϊόντος μίας επιχείρησης σε όλα τα στάδια του κύκλου ζωής του και Product Manager είναι το στέλεχος που αναλαμβάνει τον ρόλο για την επιτυχή ολοκλήρωση της. Read more