Επιχειρηματικά Δεδομένα & Πληροφορίες. Η Μεταξύ τους Διαφορά και η Αξία τους

Το οικονομικό περιβάλλον στην Ελλάδα θεωρείται ιδιαίτερα δύσκολο παρά την ελαφρά ανάκαμψη του Δείκτη Οικονομικού Κλίματος για τον μήνα Σεπτέμβριο του 2016 (τιμή 91,4) σε σχέση με τον Ιούλιο (τιμή 90,9) του ίδιου έτους. Η πληθώρα των επιχειρήσεων προσπαθούν να υιοθετήσουν την εξωστρέφεια και να προωθήσουν τα προϊόντα  τους στο εξωτερικό. Το εγχείρημα είναι δύσκολο και η αύξηση των πωλήσεων ίσως θεωρείται ο μοναδικός δρόμος προκειμένου να υποστηριχτεί  η βιωσιμότητα τους.

Διαθέτουν όμως τα απαραίτητα δεδομένα και τις απαραίτητες πληροφορίες που θα υποστηρίξουν την ικανότητα τους; 

Τι εννοούμε με τον όρο Στατιστικά ή Δεδομένα της επιχείρησης; ποια είναι αυτά τα στοιχεία που ίσως η συλλογή και διατήρηση τους κάνει την διαφορά για μία επιχείρηση σε αυτή τη δύσκολη οικονομική συγκυρία; τι προβλήματα υπάρχουν στη συγκέντρωσή τους; Αξιολογούνται από τις επιχειρήσεις;

Τα δεδομένα και οι πληροφορίες θα μπορούσαν να θεωρηθούν ότι είναι ένα πληροφορικό σύστημα, ένα CRM που δίνει στοιχεία για την αποδοτικότητα των πελατών ή ένα αρχείο προγραμματισμού παραγωγής, με σκοπό την επίτευξη οικονομιών κλίμακος, στοιχεία για τις φύρες ή απώλειες που έχει κάποια επιχείρηση και που είναι χρήσιμα έως απαραίτητα για την κοστολόγηση των προϊόντων της.

Είναι όμως έτσι;

Κάθε επιχείρηση, ανάλογα με το αντικείμενο της τηρεί ένα λογιστικό πρόγραμμα στο οποίο η εταιρία μηχανογράφησης που την υποστηρίζει έχει εφαρμόσει μορφές παραμετροποίησης με σκοπό την εξαγωγή διαφόρων reports που η ανάλυσή τους είναι αναμφισβήτητα χρήσιμη τόσο για το παρόν, όσο και για το μέλλον. Το πιο σημαντικό στοιχείο χρησιμότητας των δεδομένων είναι ότι δημιουργούν ιστορικές βάσεις δεδομένων και αποτελούν σημαντικό στοιχείο για την προσέγγιση της κοστολόγησης η οποία με τη σειρά της δίνει χρήσιμες και πολύτιμες πληροφορίες στη διοίκηση, για το κόστος του προϊόντος, την τιμολογιακή πολιτική, την πολιτική εκπτώσεων, το απαραίτητο προσωπικό, την πολιτική πωλήσεων.

Συμπέρασμα; Τα δεδομένα  βοηθούν στην ορθή λήψη αποφάσεων.

Προτού προχωρήσουμε, θεωρούμε ότι είναι πολύ χρήσιμο να ξεχωρίσουμε την έννοια του δεδομένου και της πληροφορίας.

Με τον όρο δεδομένο χαρακτηρίζεται ένα μη αξιολογούμενο σύνολο διακριτών στοιχείων μιας παρατήρησης ή μίας αναφοράς. Η συγκέντρωση και η επεξεργασία δεδομένων δίνει την πληροφορία.

Είναι γεγονός ότι όλες ανεξαιρέτως οι επιχειρήσεις έχουν δεδομένα. Τα επεξεργάζονται όμως ώστε να μετατραπούν σε χρήσιμες πληροφορίες; Τροφοδοτούν τα πληροφοριακά τους συστήματα με στοιχεία; και αν το κάνουν, υπάρχουν οι κατάλληλοι συνεργάτες που θα τα επεξεργαστούν και θα τα μετατρέψουν με ασφάλεια και αντικειμενικότητα σε πολύτιμες πληροφορίες;

Η απάντηση είναι ότι λίγες επιχειρήσεις είναι αυτές οι οποίες έχουν συνειδητοποιήσει τη σημαντικότητα της αξίας των δεδομένων και αυτό γιατί συνήθως συγχέουν τα στατιστικά ή τα δεδομένα ή τις πληροφορίες με τα λογιστικά δεδομένα  που τηρούν τα Λογιστήρια. Αυτό είναι η μισή αλήθεια, καθώς τα δεδομένα των λογιστηρίων είναι ένα υποσύνολο των συνολικών δεδομένων των επιχειρήσεων.

Από τις παραπάνω επιχειρήσεις το μεγαλύτερο ποσοστό (ίσως και άνω του 80%) συγκεντρώνουν τις δυνάμεις τους μόνο στη συλλογή δεδομένων. Λίγες είναι αυτές που ζητούν τη συνδρομή των κατάλληλων συνεργατών για να μετατρέψουν τα δεδομένα σε πληροφορίες.

Σύμφωνα με τελευταία στοιχεία, τα δεδομένα σήμερα δεν αποτελούν αποκλειστικό προϊόν διαχείρισης των εταιρειών τεχνολογίας ή των τμημάτων IT. Οι επιχειρήσεις συνειδητοποιούν ότι η χρήση των δεδομένων και η μετατροπή τους μετά από επεξεργασία και ανάλυση, σε πληροφορίες αποτελεί ένα σημαντικό στοιχείο που συμβάλει στη δημιουργία υπεραξίας.

Η πρόκληση είναι να ποσοτικοποιηθεί η ακριβής αξία των δεδομένων σε μια επιχείρηση, έτσι ώστε η οικονομική αξία να μπορεί να απεικονιστεί στον ισολογισμό της.

Παρακάτω θα σας αναφέρουμε μερικά χρήσιμα βήματα με τα οποία μια επιχείρηση μπορεί να ξεκινήσει να συλλέγει τα δεδομένα της και στη συνέχεια να τα μετατρέψει σε πληροφορίες:

Απευθυνθείτε σε κάποιον Expert (ειδικευμένο Knowledge συνεργάτη) που θα σας συμβουλεύσει για τα πρώτα βήματα και κυρίως για την ποιότητα και την ποσότητα των δεδομένων που μπορεί να παρέχει η επιχείρηση σας. Σημαντικό είναι το γεγονός ότι ένας Expert έχει τη δυνατότητα να στήσει ένα σύστημα τήρησης εντύπων προκειμένου να διευκολύνει την επιχείρηση στη συλλογή των δεδομένων και να παρακολουθεί αν η τήρηση τους εξελίσσεται ομαλά.

Ξεκινήστε πρώτα με την ημερομηνία βάσης. Θέστε μια ημερομηνία μετά την οποία θα ξεκινήσετε να συλλέγετε στοιχεία-δεδομένα.(Πωλούμενες ποσότητες σε τεμάχια, σε κιλά, αριθμός ατόμων που εργάζονται για την επιχείρηση, κατηγοριοποίηση προϊόντων, διαχωρισμός πωλήσεων χονδρικής – λιανικής, αριθμός αποδείξεων ανά ημέρα, Δείκτης συνολικών εισπράξεων προς αριθμό αποδείξεων κλπ). Εντός ενός εύλογου χρονικού διαστήματος θα κατανοήσετε ποια είναι τα πιο σημαντικά δεδομένα και ποια σας λείπουν έτσι ώστε να ξεκινήσετε να τα τηρείτε.

Στο τέλος κάθε μήνα δημιουργείστε ένα συγκεντρωτικό report των δεδομένων με σκοπό τη δημιουργία της απαραίτητης αρχικής βάσης δεδομένων. Αυτό θα βοηθήσει στη συγκριτική ανάλυση τόσο μεταξύ των μηνών του ίδιου έτους, όσο και μεταξύ των ίδιων μηνών διαφορετικών ετών. Στις αρχές τα στοιχεία θα είναι απλά νούμερα χωρίς καμιά πληροφορία.

Όταν θα έχει συγκεντρωθεί ένας ικανοποιητικός αριθμός δεδομένων (κυρίως μετά από 4-6 μήνες) οι Expert του είδους που θα παρακολουθούν την όλη διαδικασία, θα έχουν τη δυνατότητα να ξεκινήσουν την  ανάλυση και επεξεργασία των δεδομένων με σκοπό την μετατροπή τους σε ασφαλείς πληροφορίες. Δημιουργώντας με αυτόν τον τόπο τη βάση πληροφοριών της επιχείρησης σας.

Απευθυνθείτε στην εταιρία μηχανογράφησης που υποστηρίζει την επιχείρηση και ζητήστε οι δύο νέες βάσεις δεδομένων και πληροφοριών να συνδεθούν με το πληροφοριακό σύστημα της επιχείρησης. Θεωρητικά είναι εύκολο να συνδεθούν και να παραμετροποιηθούν τα έντυπα που αναφέραμε αρχικά με το πληροφοριακό σύστημα και κατ` επέκταση με το λογιστικό πρόγραμμα της επιχείρησης.

Στο σημερινό άρθρο οι Bizexperts προσεγγίσαμε τη διαφορά μεταξύ δεδομένου και πληροφορίας και παρουσιάσαμε πέντε απλά βήματα ώστε μια επιχείρηση να είναι σε θέση όχι μόνο να δημιουργήσει τις δικές της βάσεις δεδομένων και πληροφοριών, αλλά και να τις χρησιμοποιεί καθ όλη  την διάρκεια της ζωής της με σκοπό τη δημιουργία υπεραξιών.