Μητρώο Γεγονότων

Η διάρκεια ζωής της επιχείρησης είναι αόριστη.  Θεωρείται, όχι άδικα, ένας ζωντανός οργανισμός που ενδέχεται να ζήσει λίγα χρόνια μπορεί όμως να ζήσει και πάρα πολλά. Δεν είναι λίγες οι περιπτώσεις στις οποίες οι επιχειρήσεις αλλάζουν διοικήσεις και σήμερα λειτουργούν και διευθύνονται από την 3^η ή την 4^η γενιά.

Λαμβάνοντας υπόψη τα παραπάνω, η άντληση πληροφοριών, δεδομένων, στοιχείων από παλαιότερες χρήσεις λειτουργίας αποτελεί στις περισσότερες περιπτώσεις ουσιώδες και επιθυμητή ανάγκη. Στην περίπτωση αυτοί οι BizExperts προτείνουμε την τήρηση ενός Μητρώου Γεγονότων.

Μοιάζει πολύ με το προσωπικό ημερολόγιο μόνο που στην συγκεκριμένη περίπτωση το Μητρώο Γεγονότων αναφέρεται στην επιχείρηση, σε έναν ζωντανό οργανισμό που αποτελείται από πολλά μέλη (το προσωπικό) και άρα ξεπερνά τα όρια της εμπιστευτικότητας του προσωπικού ημερολογίου. Θεωρείται παραπλήσιο του  ημερολόγιου ενός πλοίου που αναφέρει, από τις ώρες αλλαγής της βάρδιας, τις βλάβες των μηχανών, τα αίτια των βλαβών, μέχρι την ένταση των καταιγίδων.

Τα μητρώα γεγονότων χρησιμοποιούνται από πολλές επιτυχημένες επιχειρήσεις παγκοσμίως. Δεν είναι απαραίτητο να αναφέρονται όλες οι λεπτομέρειες της καθημερινής εργασίας.

Η διαδικασία είναι πολύ απλή. Στο τέλος της κάθε ημέρας ή εβδομάδας, ο Γενικός Διευθυντής, θα καταγράψει αφού συσκεφτεί με τους υπευθύνους των τμημάτων τι προβλήματα αντιμετώπισαν, τι λύσεις βρέθηκαν, τι λειτούργησε σωστά και τι λάθος, τι δεν έγινε, και μερικά άλλα τυχαία πράγματα που συνέβησαν κατά τη διάρκεια της εργασίας.

Στην αρχή δεν θα υπάρχει δομή, απλώς ροή στη σκέψη. Με το πέρασμα του χρόνου όμως θα διαπιστώσετε ότι η καταγραφή θα περιοριστεί στα σημαντικά γεγονότα και τις λύσεις που βρέθηκαν, εφαρμόστηκαν και αν είχαν επιτυχία ή όχι. Η καταγραφή μπορεί να διαρκεί περίπου δεκαπέντε λεπτά.

Η αξία της τήρησης ενός Μητρώου Γεγονότων είναι σημαντική και ανεκτίμητη. Τα πιο σημαντικά πλεονεκτήματα αναφέρονται παρακάτω:

• Βελτιώνει τη λήψη αποφάσεων. Σε μία δεδομένη κατάσταση ή γεγονός, μερικά στοιχεία για τη λήψη αποφάσεων είναι φανερά και εύκολα να προσδιοριστούν, ενώ άλλα απαιτούν πιο ερευνητική στάση από τη Διοίκηση.

• Η καταγραφή των προβλημάτων αμέσως οδηγεί τη σκέψη και στον τρόπο επίλυσής τους.

• Δημιουργεί ιστορικό προηγούμενο. Αναφέρονται οι αξιοσημείωτες  δυσκολίες και πως αντιμετωπίστηκαν κατά κύριο λόγο αλλά και τα αποτελέσματα των χειρισμών.

• Αποτελεί ιδιαίτερα χρήσιμο εργαλείου για τους νέους υπαλλήλους οι οποίοι μαθαίνουν της ιστορία επιχείρησης (αν το Μητρώο τηρείτε ηλεκτρονικά  μπορεί να εμπλουτιστεί και με Φωτογραφίες).

• Αφήνει κληρονομιά για τις επόμενες γενεές της διοίκησης. Αν το μητρώο γεγονότων συνοδεύεται και με Αναφορές οικονομικού περιβάλλοντος (που καταγράφουν τους δείκτες της οικονομίας) τότε ενδέχεται να οδηγήσει σε χρήσιμα συμπεράσματα για την αποτελεσματικότητα των πρακτικών που εφαρμόσθηκαν.

• Τα στοιχεία που καταγράφονται μπορούν να προστίθενται και να συμπληρώνουν το υπάρχον προφίλ της επιχείρησης.

• Το περιεχόμενο ενός Μητρώου Γεγονότων αποτελεί ανεκτίμητης αξίας case studies που μπορεί ο manager να ανατρέξει αν αντιμετωπίσει παρόμοιο πρόβλημα. Μπορεί να παρομοιαστεί με το ιστορικό δεδικασμένο μιας υπόθεσης που επικαλούνται οι δικηγόροι στα δικαστήρια.  Θα πρέπει να λαμβάνονται όμως υπόψη οι γενικοί οικονομικοί δείκτες της χώρας και  της επιχείρησης τη συγκεκριμένη  χρονική περίοδο.

• Έχει τη δυνατότητα να αποτρέψει την επανάληψη λαθών. Η ανασκόπηση του παρελθόντος βοηθάει στη χάραξη στρατηγικής για το μέλλον. Σε περίπτωση λάθους ή ζημίας η ανασκόπηση βοηθάει στον εντοπισμό του χρονικού σημείου του λάθους και της εφαρμογής εναλλακτικών χειρισμών και  πρακτικών για να διορθώσουν το λάθος ή να μειώσουν την ζημία.

• Η καταγραφή της ατυχίας ή της ζημίας δημιουργεί προβληματισμό για την ποιότητα των χειρισμών και κάνει τους managers διπλά προσεκτικούς στους μελλοντικούς χειρισμούς.

Σημαντικό θεωρείται το γεγονός ότι η καταγραφή δημιουργεί το ‘αμετάκλητο του γραπτού’  και κάνει την ανάμνηση ισχυρότερη. Επίσης βοηθάει στην απάντηση ‘πόσο δημιουργικά πέρασε η ημέρα; Δε σημαίνει ότι πρέπει να καταγράφονται μόνο προβλήματα, είναι θεμιτό να καταγράφονται και τα επιτεύγματα της επιχείρησης.

Σε μια δευτερεύουσα φάση η καταγραφή αυτών που επιτεύχθηκαν δημιουργεί ένα είδος αναζωογόνησης και αποτελεί τεράστιο κίνητρο που βοηθάει να ξεκινήσει η επόμενη ημέρα.

Ανακεφαλαιώνοντας, η λειτουργικότητα του Μητρώου Γεγονότων, αποσκοπεί στην ανασκόπηση αξιοσημείωτων γεγονότων και μέσω της υπενθύμισης των συμβάντων αυτών να καταγράφεται η στρατηγική πολιτική της επόμενης επιχειρησιακής χρήσης ή σεζόν.Στα πλαίσια της τήρησης ενός Μητρώου Γεγονότων απαιτείται:

1. Καταγραφή αξιοσημείωτων Συμβάντων / Γεγονότων
2. Προσδιορισμός Αιτιών
3. Διοικητική δράση ή Αντίδραση
4. Επιχειρησιακός Κίνδυνος / Ρίσκο
5. Αξιολόγηση συμπεριφορών
6. Συμπεράσματα – Παρατηρήσεις
7. Προτάσεις

Στο σημερινό άρθρο μας οι BizExperts προσπαθήσαμε να τονίσουμε την αξία τήρησης ενός Μητρώου Γεγονότων μέσω του οποίου η επιχείρηση ή ο manager μπορεί να μάθει  από τα λάθη του παρελθόντος ή του παρόντος ακόμη και αν δεν διαθέτει αυτογνωσία.

(Στα Χρήσιμα links της ιστοσελίδας μας έχει αναρτηθεί υπόδειγμα του Μητρώου γεγονότων, των εναλλακτικών λύσεων και της αξιολόγησης των εναλλακτικών λύσεων ).