Η Θεωρία των Εμποδίων – Περιορισμών

Οι επιχειρήσεις ή οι οργανισμοί χαρακτηρίζονται από πολυπλοκότητα. Αποτελούνται από έναν ιστό ανθρώπων, εξοπλισμού, μεθόδων, υλικών και μέσων που αποτελούν την απλή μορφή πολυπλοκότητας. Αν προσθέσουμε και τη δυναμική πολυπλοκότητα, η οποία αναφέρεται στην αλλαγή των  προμηθευτών, του εργατικού δυναμικού, την αλλαγή και αναβάθμιση του μηχανολογικού εξοπλισμού γίνεται κατανοητός ο αριθμός των προκλήσεων που αντιμετωπίζει η διοίκηση μιας εταιρίας.

Παραδοσιακά το management κάθε εταιρίας, τη διαιρεί σε μικρότερα κομμάτια που διοικούνται πιο εύκολα. Στόχος είναι να μεγιστοποιηθεί η απόδοση καθενός κομματιού. Συχνά όμως τα αποτελέσματα δεν είναι τα αναμενόμενα και αυτό γιατί οι Διοικήσεις αναζητούν βελτιώσεις και λύσεις σε προβλήματα παντού μέσα στην επιχείρηση.

Με το να προσπαθεί κάποιος να βελτιώσει όλα και παντού, υπάρχει ο κίνδυνος να μην βελτιωθεί τίποτα και στην πιο άσχημη εκδοχή, τα πράγματα να γίνουν χειρότερα.

Στο σημείο αυτό θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί η Θεωρία των Εμποδίων- Περιορισμών. Αυτό  βοηθά στο  να εντοπιστεί το πιο σημαντικό εμπόδιο στις διαδικασίες και τα συστήματα της επιχείρησης, να γίνουν μετατροπές με σκοπό τη βελτίωση της απόδοσης.

Η Θεωρία των Περιορισμών – Εμποδίων παρομοιάζει τις επιχειρήσεις ως συστήματα και τα τελευταία με αλυσίδες ή δίκτυα αλυσίδων. Όπως μια αλυσίδα έτσι και ένα σύστημα είναι τόσο ισχυρή όσο ο πιο αδύναμος κρίκος της και αυτό είναι που αντανακλά η Θεωρία των Περιορισμών.

Ένα ενδιαφέρον φαινόμενο για τις αλυσίδες είναι ότι η ενίσχυση οποιαδήποτε σύνδεσης, εκτός από τις ασθενέστερες δεν βελτιώνει την αντοχή ολόκληρης της αλυσίδας. Αν όμως δυναμωθούν οι αδύναμοι σύνδεσμοι αμέσως βελτιώνεται η δύναμη όλης της αλυσίδας αλλά πάντα μέχρι το σημείο που βρίσκεται ο επόμενος αδύναμος κρίκος.

Στο σημείο όμως αυτό θα πρέπει να αναρωτηθούμε τι ονομάζουμε εμπόδιο;

H απάντηση είναι ότι εμπόδιο ονομάζουμε τον πιο σημαντικό περιοριστικό παράγοντα. Περιορισμοί είναι κάτι που αποτρέπουν τον οργανισμό από την πρόοδο προς το στόχο.

Οι περιορισμοί ή εμπόδια μπορούν να είναι:

• Φυσικά εμπόδια, όπως εκείνα που αφορούν εξοπλισμό, υλικά αντικείμενα, ελλείψεις υλικών, ελλείψεις ανθρώπων ή έλλειψης χώρου.
• Πολιτικής και να αφορούν τρόπους εργασίας (Μπορεί να είναι άτυπη αλλά η περιγραφή σε νέους υπαλλήλους «πώς έχουν και πως εκτελούνται τα πράγματα εδώ” αποτελεί πολιτική. Όπως πολιτική αποτελεί η περιγραφή των διαδικασιών της εταιρίας, η πολιτική των bonus και των υπερωριών),
• Αγοράς. Συμβαίνει όταν η παραγωγική ικανότητα δεν επαρκεί για να καλύψει τις πωλήσεις.
• Περιορισμένης χωρητικότητας. Ένας πόρος που δεν μπορεί να παράσχει έγκαιρα ικανότητα, όπως απαιτείται από το σύστημα.
• Χρονικοί περιορισμοί και εμπόδια. Ο χρόνος ανταπόκρισης του συστήματος στις απαιτήσεις της αγοράς είναι πολύ μεγάλος σε βαθμό που αυτό θέτει σε κίνδυνο τη δυνατότητα του συστήματος για να καλύψει τις τρέχουσες δεσμεύσεις της προς τους πελάτες της, καθώς και τη δυνατότητα να αναλάβει η επιχείρηση νέα project ή παραγγελίες.

Η θεωρία των Εμποδίων – Περιορισμών  λέει ότι κάθε σύστημα, ανεξάρτητα από το πόσο καλά λειτουργεί, έχει τουλάχιστον ένα εμπόδιο που περιορίζει την απόδοσή του, αυτό ονομάζεται  “αδύναμος κρίκος”.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη θεωρία με την αναγνώριση των εμποδίων – περιορισμών ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα. Προηγουμένως όμως θα πρέπει η επιχείρηση  να γνωρίζει τους στόχους της και τις απαραίτητες συνθήκες  επιτυχίας.

Βήμα 1^ο : Αναγνωρίστε και επιλέξτε  τα εμπόδια και περιορισμούς τους συστήματος. Αυτά είναι το στοιχείο που κρατούν πίσω την επιχείρηση.

Βήμα 2^ο : Αποφασίστε πως θα αξιοποιήσετε τα εμπόδια των συστημάτων. Μόλις εντοπιστεί το εμπόδιο, θα πρέπει να γίνει κατανοητό πώς να το διαχειριστεί. Τι μπορείτε να κάνετε για να αυξηθεί η αποτελεσματικότητα στον τομέα αυτό και να θεραπευτεί το πρόβλημα;

Βήμα 3^ο : Ενσωματώστε οτιδήποτε άλλο στην παραπάνω απόφαση. Τα συστατικά που δεν αποτελούν εμπόδια  του συστήματος θα πρέπει να προσαρμοστούν σε μια “ρύθμιση” που θα επιτρέψει το εμπόδιο να λειτουργεί στη μέγιστη αποτελεσματικότητα. Μόλις γίνει αυτό, το συνολικό σύστημα αξιολογείται για να προσδιοριστεί εάν το εμπόδιο έχει μετατοπιστεί σε άλλο συστατικό.

Βήμα 4^ο : Αναδείξτε τα εμπόδια- περιορισμούς και αξιολογήστε διάφορες εναλλακτικές για να εξαλείφει και να αυξηθεί η αποδοτικότητα. Αυτό το βήμα εκτελείται  μόνο αν τα βήματα δύο και τρία δεν είχαν επιτυχία.

Βήμα 5^ο : Αν ένα εμπόδιο ξεπεραστεί, επιστρέψτε στο 1^ο βήμα και επαναλάβετε τη διαδικασία για άλλο εμπόδιο. Ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δίνεται στην αδράνεια.

Που μπορεί να βοηθήσει η Θεωρία των Εμποδίων – Περιορισμών;

• Στο Λειτουργικό management (στο περιβάλλον Make to Order και Make to Availability)
• Στο Project Management (ειδικότερα στο Critical Chain Project Management)
• Στη Διανομή και Διαχείριση της αλυσίδας εφοδιασμού
• Στην Οικονομική Διεύθυνση και τις μετρήσεις για την εξαγωγή Στατιστικών στοιχείων
• Στη Διαχείριση πωλήσεων
• Στο Marketing και Ανάπτυξη των αγορών.
• Στη Διαχείριση Προσωπικού
• Στη χάραξη Στρατηγικής και των Τακτικών
• Στη Διαδικασία Λήψης Αποφάσεων

Στο σημερινό μας άρθρο οι BizExperts προσπαθήσαμε να σας αναλύσουμε και να σας υποδείξουμε μια προσέγγιση εντοπισμού και διαχείρισης των εμποδίων και προβλημάτων τα οποία όταν επιλυθούν θα δημιουργήσουν προϋποθέσεις αύξησης της αποδοτικότητας.