Ανασχεδιασμός Επιχειρηματικών Διαδικασιών & Δομών (BPR)

Ο Ανασχεδιασμός Επιχειρηματικών Διαδικασιών και Δομών (B.P.R.) αποτελεί την τελευταία εξέλιξη (state of the art) στις τεχνικές και μεθοδολογικές προσεγγίσεις της Διοίκησης και Οργάνωσης Επιχειρήσεων καλύπτοντας ολόκληρο το φάσμα των δραστηριοτήτων μιας επιχείρησης.

Ειδικότερα ένα Έργο Ανασχεδιασμού Επιχειρηματικών Διαδικασιών και Δομών περιλαμβάνει την ολοκληρωμένη διερεύνηση και ανάλυση της υφιστάμενης κατάστασης μιας επιχείρησης, με σκοπό τη κατάδειξη των ασθενών σημείων της οργάνωσης και της λειτουργίας της δίνοντας ιδιαίτερη έμφαση στις διαδικασίες κλειδιά (core processes) που την διατρέχουν σε οριζόντιο επίπεδο.

Αντικειμενικός σκοπός ενός Έργου B.P.R. είναι η αναίρεση των προβλημάτων που διέπουν την υπό εξεταζόμενη επιχείρηση μέσω της υιοθέτησης νέων διαλειτουργικών (cross functional) σχημάτων οργάνωσης, τα οποία θα δώσουν στην επιχείρηση την ευκαιρία να αποκτήσει νέα ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα (core components) και θα της επιτρέψουν να πραγματοποιήσει σημαντικά βήματα σε ότι αφορά την ανάπτυξη και τη γενικότερη παρουσία της στην αγορά.

Τα οφέλη και οι προοπτικές μιας επιχείρησης η οποία υιοθετεί ένα Έργο B.P.R. είναι ευρέως γνωστά και έχουν ένα πολλαπλασιαστικό – συνεργητικό αποτέλεσμα (synergy effect) όταν το σχετικό Έργο σχεδιασθεί και υλοποιηθεί σύμφωνα με τις ανάγκες, την κουλτούρα και τις συνθήκες οι οποίες διαμορφώνονται τόσο στο εσωτερικό όσο και στο εξωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης.

Επίσης, το Έργο για να επιφέρει στην επιχείρηση τα αναμενόμενα αποτελέσματα θα πρέπει να λάβει υπόψη του, τόσο στον σχεδιασμό όσο και στην υλοποίηση, το γενικότερο όραμα των μετόχων της εταιρείας, καθώς και τον τρόπο με τον οποίο λειτουργούσε μέχρι και πριν την απόφαση της πραγματοποίησης Έργου B.P.R..

Οι ακόλουθες ενότητες παρουσιάζουν μία προτεινόμενη και συνοπτική μεθοδολογία υλοποίησης ενός Έργου B.P.R. καθώς επίσης και τα βασικά σημεία στα οποία θα πρέπει να επικεντρώνετε μία μελέτη Ανασχεδιασμού Επιχειρηματικών Διαδικασιών.

Μεθοδολογία Υλοποίησης Έργου

Το γενικό μεθοδολογικό πλαίσιο σχεδιασμού και υλοποίησης ενός Έργου Ανασχεδιασμού Επιχειρηματικών Διαδικασιών και Δομών (B.P.R.) σε μία επιχείρηση αποτελείτε από τις ακόλουθες βασικές συνιστώσες – βήματα:

  1. Αποτύπωση και χαρτογράφηση της οργανωτικής δομής της επιχείρησης.
  2. Αποτύπωση και χαρτογράφηση των υφιστάμενων διαδικασιών και των γενικότερων επιχειρησιακών λειτουργιών.
  3. Εντοπισμός δυσλειτουργιών στην οργάνωση και στη λειτουργία της επιχείρησης με τη χρησιμοποίηση σύγχρονων μεθόδων και πρακτικών εντοπισμού των προβληματικών περιοχών (process and performance benchmarking).
  4. Αναζήτηση των βασικών επιχειρησιακών δομικών και λειτουργικών προβλημάτων (core processes) της εταιρείας που θα αποτελέσουν και το βασικό αντικείμενο ανασχεδιασμού του Έργου.
  5. Διαγνωστική αξιολόγηση (auditing) των διεξαχθέντων βασικών δομικών και λειτουργικών προβλημάτων της επιχείρησης με την χρησιμοποίηση του συστήματος κοστολόγησης δραστηριοτήτων (activity based costing).
  6. Συσχετισμός των παραπάνω αποτελεσμάτων με τους ειδικούς δείκτες που θα διεξαχθούν από την εφαρμογή της μεθόδου benchmarking και διεξαγωγή προτάσεων – συμπερασμάτων.
  7. Καθορισμός των κρίσιμων επεμβάσεων ανασχεδιασμού που θα πρέπει να πραγματοποιηθούν στην επιχείρηση σε ότι αφορά τις βασικές οργανωτικές και λειτουργικές περιοχές δράσης αυτής, καθώς επίσης και τεκμηρίωση των ωφελειών, ιεράρχηση των προτεραιοτήτων και στοχοποίηση του Έργου B.P.R..
  8. Δημιουργία Επιχειρησιακού Σχεδίου Δράσης Ανασχεδιασμού Διαδικασιών και Δομών της επιχείρησης και μοντελοποίηση των κινήσεων που θα πραγματοποιηθούν σε ότι αφορά την εξεύρεση των αναγκαίων πόρων που θα χρησιμοποιηθούν και των πληροφοριακών συστημάτων που θα εφαρμοστούν για τον ανασχεδιασμό των βασικών δραστηριοτήτων της επιχείρησης.
  9. Λεπτομερής και αναλυτική παρουσίαση των δράσεων και κινήσεων που θα πραγματοποιηθούν για τον ανασχεδιασμό των βασικών οργανωτικών και λειτουργικών προβλημάτων της επιχείρησης, με στόχο την ελαχιστοποίηση των δραστηριοτήτων που παρουσιάζουν μεγάλο κόστος και έχουν μικρή συμβολή στην αλυσίδα της αξίας (chain value) της επιχείρησης και φυσικά στην ανταγωνιστικότητα της.
  10. Σχεδιασμός, ανάπτυξη και ενδοεπιχειρησιακή εφαρμογή συστήματος κοστολόγησης των βασικών δραστηριοτήτων της επιχείρησης, καθώς επίσης σχεδιασμό και ανάπτυξη ειδικών δεικτών μέτρησης – σύγκρισης – αξιολόγησης των αποτελεσμάτων του συστήματος activity based costing με ανάλογους δείκτες benchmarking με σκοπό την μέτρηση της απόδοσης και της αποτελεσματικότητας των δραστηριοτήτων της επιχείρησης.
  11. Οικονομικός προγραμματισμός του Έργου, εκτίμηση κόστους υλοποίησης και εφαρμογής, καθώς επίσης και των αναμενόμενων οικονομικών αποτελεσμάτων με τη χρησιμοποίηση ειδικών δεικτών μέτρησης της ωφέλειας (benefit).
  12. Καθορισμός ενεργειών παρακολούθησης (follow up) της επιτυχούς εφαρμογής του Έργου (project management) και ανάπτυξη συστήματος επανατροφοδότησης (feedback) των διεξαχθέντων πληροφοριών παρακολούθησης με σκοπό την αναπροσαρμογή του Επιχειρησιακού Σχεδίου Ανασχεδιασμού των Διαδικασιών και Δομών της επιχείρησης εάν αυτό κριθεί σκόπιμο για την επίτευξη των προκαθορισμένων στόχων του Έργου.

Συνοπτική Παρουσίαση Βασικών Ενεργειών Υλοποίησης B.P.R.

Ένα Έργο Ανασχεδιασμού Επιχειρηματικών Διαδικασιών και Δομών περιλαμβάνει την ολοκληρωμένη διερεύνηση και ανάλυση της υφιστάμενης κατάστασης μιας επιχείρησης, με σκοπό τη κατάδειξη των ασθενών σημείων της οργάνωσης και της λειτουργίας της δίνοντας ιδιαίτερη έμφαση στις διαδικασίες κλειδιά (core processes) που την διατρέχουν σε οριζόντιο επίπεδο.

Οι διαδικασίες κλειδιά σύμφωνα με την αλυσίδα αξίας του PORTER (κύριες λειτουργίες επιχείρησης) και σύμφωνα με το σχήμα που ακολουθεί είναι οι εξής:

  • Διαδικασίες Χειρισμού Εισερχομένων (Inbound Logistics), δηλαδή λειτουργίες που σχετίζονται με την υποδοχή, την αποθήκευση και την εσωτερική διακίνηση των πρώτων υλών, η απογραφή, η επιστροφές στους προμηθευτές, ο έλεγχος των αποθεμάτων, κλπ..
  • Λειτουργίες Παραγωγής (Operation), δηλαδή δραστηριότητες που σχετίζονται με τη μεταποίηση των εισροών σε τελικό προϊόν, όπως η συσκευασία, η συναρμολόγηση, ο έλεγχος της παραγωγικής διαδικασίας, η συντήρηση του εξοπλισμού, οι εγκαταστάσεις της επιχείρησης.
  • Διαχείριση Εξερχομένων (Outbound Logistics), δηλαδή λειτουργίες που σχετίζονται με τη συλλογή, αποθήκευση και τη φυσική διανομή του προϊόντος στους καταναλωτές. Για υλικά προϊόντα, πρόκειται για χειρισμό υλικών, μεταφορές, αποθέματα, κλπ.. Για υπηρεσίες, πρόκειται περισσότερο για διαδικασίες με τις οποίες φτάνει ο καταναλωτής στην υπηρεσία αν αυτή βρίσκεται σε συγκεκριμένη τοποθεσία.
  • Marketing και οι Πωλήσεις (Marketing and Sales), δηλαδή δραστηριότητες που σχετίζονται με την παροχή των μέσων που επιτρέπουν στον καταναλωτή να ενημερωθεί για το προϊόν και να το αγοράσει, όπως διαφήμιση, διοίκηση πωλήσεων, προώθηση, τιμολόγηση, επιλογή καναλιών διανομής, κλπ..
  • Υπηρεσίες μετά την πώληση (After sales services), δηλαδή δραστηριότητες που σχετίζονται με τη παροχή υπηρεσιών για την αύξηση ή διατήρηση της αξίας του προϊόντος, όπως εγκατάσταση, επισκευή, εκπαίδευση, παροχή ανταλλακτικών, προσαρμογή προϊόντος.

Σε ποιες από τις παραπάνω κύριες διαδικασίες θα δοθεί ιδιαίτερη έμφαση κατά τη διαγνωστική ανάλυση ενός Έργου B.P.R. εξαρτάται τόσο από το είδος της επιχείρησης όσο και από το μέγεθος του προβλήματος που παρουσιάζετε σε γενικότερο επίπεδο σε αυτήν.

Επίσης θα πρέπει να τονισθεί ότι οι προαναφερόμενες κύριες διαδικασίες – λειτουργίες υφίστανται σε οριζόντιο οργανωτικά επίπεδο και διασχίζονται κάθετα από τις υποστηρικτικές λειτουργίες (functions) μιας επιχείρησης.

Ως υποστηρικτικές λειτουργίες στην αλυσίδα της αξίας μιας επιχείρησης ορίζονται σύμφωνα με τον PORTER οι εξής:

  • Εσωτερική Υποδομή, δηλαδή δραστηριότητες που όπως η γενική διοίκηση, το λογιστήριο, η χρηματοδοτική διοίκηση, ο στρατηγικός προγραμματισμός, η νομική υποστήριξη, δεδομένου ότι υποστηρίζουν όλες τις λειτουργίες της επιχείρησης.
  • Διοίκηση Ανθρωπίνων Πόρων, δηλαδή δραστηριότητες που απαιτούνται για τη διασφάλιση της στελέχωσης, της εκπαίδευσης και ανάπτυξης του προσωπικού. Είναι εμφανής η σημασία αυτής της υποστηρικτικής λειτουργίας στην αλυσίδα της αξίας, δεδομένου ότι όλες οι δραστηριότητες μιας επιχείρησης χρησιμοποιούν ανθρώπινο δυναμικό.
  • Έρευνα και Ανάπτυξη, δηλαδή δραστηριότητες που συνδέονται τόσο με τον σχεδιασμό των προϊόντων, όσο και με την βελτίωση της εκτέλεσης των υπολοίπων λειτουργιών στην αλυσίδα τη αξίας (τεχνολογία, βελτίωση των προϊόντων και της τεχνολογίας, πληροφοριακά συστήματα). Κάθε δραστηριότητα που ανήκει σε αυτήν την κατηγορία των υποστηρικτικών λειτουργιών της αλυσίδας της αξίας περιλαμβάνει «τεχνολογία» και τεχνογνωσία σε μεγάλο βαθμό.
  • Προμήθειες – Αγορές, δηλαδή δραστηριότητες που συνδέονται με την απόκτηση υλικών που εισέρχονται στη παραγωγική διαδικασία όπως οι πρώτες ύλες, οι εξωτερικές υπηρεσίες, ο εξοπλισμός, κλπ.. Αφορούν οι δραστηριότητες αυτές το σύνολο της αλυσίδας της αξίας γιατί υποστηρίζουν όλες τις κύριες λειτουργίες.

Οι προμήθειες, η ανάπτυξη, της τεχνολογίας και η διοίκηση του ανθρώπινου δυναμικού μπορούν τόσο να συσχετιστούν με συγκεκριμένες κύριες δραστηριότητες όσο και να υποστηρίζουν ολόκληρη την αλυσίδα της αξίας. Αντίθετα, η υποδομή της επιχείρησης υποστηρίζει ολόκληρη την αλυσίδα της αξίας χωρίς να συσχετίζεται με συγκεκριμένες δραστηριότητες.

Σύμφωνα λοιπόν με όλα τα προαναφερόμενα μία από τις βασικότερες ενέργειες που πρέπει να πράξει κάποιος μελετητής που ερευνά μία επιχείρηση είναι να προσδιορίσει επακριβώς τα όρια (σύνορα) της κάθε μία διαδικασίας είτε αυτή είναι κύρια είτε υποστηρικτική και να διεξαγάγει συμπεράσματα σε ότι αφορά τους συσχετισμούς που υπάρχουν, πως επηρεάζουν αυτοί την οργανωτική δομή της επιχείρησης και να διαγνώσει τις συνέργιες που αναπτύσσονται από την εμπλοκή των κύριων με τις υποστηρικτικές λειτουργίες στα πλαίσια της καθημερινής δραστηριότητας της επιχείρησης.

Έτσι λοιπόν θα πρέπει να γίνει αναγνώριση των τμημάτων της επιχείρησης, των φυσικών προσώπων που εμπλέκονται είτε έμμεσα είτε άμεσα στην υφιστάμενη οργάνωση και υλοποίηση της κάθε μίας δραστηριότητας, ενώ παράλληλα θα πρέπει να καταγράφεται και ο ρόλος τους σε ότι αφορά το «τρέξιμο» των διαδικασιών, ο τρόπος επικοινωνίας τους, οι αρμοδιότητες τους, κλπ..

Μηχανολόγος Μηχανικός του Α.Π.Θ. με μεταπτυχιακές σπουδές στην Χρηματοοικονομική Διοίκηση του Οικονομικού Πανεπιστημίου Αθήνας και στη Διοίκηση Παραγωγικών Συστημάτων του Α.Π.Θ. Επιθεωρητής Συστημάτων Διαχείρισης Ποιότητας.

Write a Comment