Οργανώνοντας τη Νέα Χρονιά!

Καθώς το 2019 τελειώνει είναι η κατάλληλη στιγμή για κάθε επιχείρηση να προβεί στον ετήσιο απολογισμό της χρονιάς, αλλά και στον προγραμματισμό των ενεργειών της για τη νέα!

Παρακάτω οι BIZEXPERTS παρουσιάζουμε κάποιες χρήσιμες συμβουλές για κάθε επιχείρηση, ώστε η νέα χρονιά να γίνει πιο δημιουργική, αποτελεσματική και αποδοτική:

Αξιολόγηση του Σταδίου Ζωής & της Στρατηγικής. Η πορεία της επιχείρησης στηρίζεται στη φιλοσοφία και στη φιλοδοξία της Διοίκησης της. Απολογιστικά παρακολουθείται επιχειρηματικά το στάδιο του κύκλου ζωής της και η στρατηγική της πορεία. Είναι άκρως απαραίτητες τυχόν διορθωτικές κινήσεις, ώστε η πορεία για τη νέα χρονιά να είναι ευθυγραμμισμένη και συνάμα ξεκάθαρη και επιτεύξιμη.
Καθιέρωση Στόχων. Οι στόχοι κρίνονται απαραίτητοι για κάθε επιχείρηση δεδομένου ότι την κρατούν σε εγρήγορση. Οι στόχοι μπορεί να είναι τόσο ποσοτικοί (στόχοι πωλήσεων, αγορών, κερδών κλπ), όσο και ποιοτικοί (βελτίωση του εργασιακού περιβάλλοντος, της κουλτούρας, της ασφάλειας κλπ). Όλοι οι στόχοι όταν τεθούν θα πρέπει να είναι σαφείς, ουσιαστικοί, ρεαλιστικοί, ιεραρχημένοι με σειρά προτεραιότητας και να παρακολουθούνται σε τακτική βάση, ώστε να γίνονται διορθωτικές ενέργειες όταν υπάρχουν αποκλίσεις. Απώτερος σκοπός δεν είναι να τεθούν απλά και μόνο στόχοι, αλλά να επιτευχθούν κιόλας.
Καθορισμός Marketing Plan και Βudget υλοποίησης του. Έχουμε αναφέρει σε προηγούμενα άρθρα μας τη σημαντικότητα του marketing plan στο «τιμόνι» μιας επιχείρησης. Καθορίζει που βρίσκεται η επιχείρηση μια συγκεκριμένη στιγμή, που θέλει να πάει αλλά και το πως θα πάει. Όλα τα παραπάνω συνδέονται με τους στόχους που θέλει να επιτύχει μια επιχείρηση. Για να τους πετύχει όμως απαιτούνται πόροι, οι οποίοι θα χρησιμοποιηθούν τόσο για διαφήμισή, όσο και για δημόσιες σχέσεις. Πρώτα καθορίζεται το budget που θέλει να ξοδέψει μια επιχείρηση για το marketing της και κατόπιν καθορίζεται το πλάνο. Το budget βέβαια πρέπει να συνδέεται με τους στόχους της επιχείρησης και να αιτιολογεί με νούμερα το αποτέλεσμα (ενδεικτικά ξοδεύτηκαν Χ ευρώ για marketing, τα οποία δημιούργησαν πωλήσεις 2 Χ Ευρώ).
Καθιέρωση Απολογιστικών και Προϋπολογιστικών Report. Τα report παίζουν πολύ σημαντικό ρόλο στη λειτουργία μιας επιχείρησης καθώς απεικονίζουν την πραγματική εικόνα της αλλά και την εξέλιξη των μεγεθών της διαχρονικά. Τα report πρέπει να είναι αναλυτικά προκειμένου η πληροφορία που δίνουν να είναι ξεκάθαρα αναγνώσιμη. Αναφορικά με τα απολογιστικά report κρίνεται σκόπιμο η παρακολούθηση τους στο τέλος μήνα. Ουσιαστικά εξετάζεται η χρηματοοικονομική διάρθρωση της επιχείρησης (εξέλιξη πωλήσεων, περιθώρια, στοιχείων κόστους, αγορών, πιστώσεις από προμηθευτές, πιστώσεις προς πελάτες, δείκτες ρευστότητας, αποδοτικότητας και δραστηριότητας κ.α.). Αναφορικά με τα προϋπολογιστικά report, αυτά θα πρέπει να συνδέονται με τους στόχους της επιχείρησης που αναφέραμε παραπάνω και την εξέλιξη των βασικών μεγεθών της όπως πωλήσεις, στοιχεία κόστους, αγορών εμπορευμάτων και Α΄ Υλών.
Αξιολόγηση Στελεχών & Συνεργατών. Η επιχείρηση θα πρέπει να προβεί στην αξιολόγηση της ομάδας που έχει και να προσεγγίσει απαντήσεις για το πόσο ο καθένας βοήθησε στην επίτευξη των στόχων της επιχείρησης, πόσο ο καθένας προστάτεψε με τις γνώσεις του τα συμφέροντα της, πόσο όλοι συνεργάστηκαν μεταξύ τους για ένα καλύτερο και προσοδοφόρο αποτέλεσμα. Η παρούσα αξιολόγηση κρίνεται απαραίτητη ώστε η επιχείρηση να αποφασίσει ποιοι θα αποτελέσουν και στο μέλλον μέλη της ίδιας ομάδας.
Καθιέρωση Συναντήσεων (Meetings). Η αξία μιας συνάντησης (meeting) κρίνεται αδιαμφισβήτητη όχι μόνο γιατί παράγουν λόγο και αντίλογο αλλά και γιατί μέσω αυτών λύνονται προβλήματα, καθορίζονται στρατηγικές και τέλος λαμβάνονται αποφάσεις. Μια επιχείρηση θα πρέπει να καθιερώσει ως βασικά και προγραμματισμένα τα παρακάτω:

- πωλήσεων,
- χρηματοοικονομικής διάρθρωσης,
- παρακολούθησης των υπολοίπων των πελατών,
- προσωπικού,
- προγραμματισμού αγορών

Η αξία των παραπάνω συναντήσεων θα γίνει αντιληπτή με τον καιρό και ειδικότερα στο τέλος του έτους με τον απολογισμό των στόχων, όταν και θα διαπιστωθεί πόσο σημαντικός ήταν ο ρόλος τους στην πορεία της επιχείρησης.

7. Αξιολόγηση Πιστοληπτικής Ικανότητας Πελατών. Πρόκειται για μια αναγκαία ανάλυση του πελατολογίου. Η ανταπόκριση μιας επιχείρησης στις υποχρεώσεις της εξαρτάται πλην άλλων και από την χρηματοοικονομική υγεία του πελατολογίου της. Ουσιαστικά οι BIZEXPERTS προτείνουμε σε τακτική βάση να εξετάζεται η φερεγγυότητα των πελατών, σε συνδυασμό με το χρόνο πίστωσης που απολαμβάνουν. Οι πιστώσεις δημιουργούν κινδύνους ζημίας, οπότε κρίνεται απαραίτητο για κάθε επιχείρηση να καθιερώσει ένα πρωτόκολλο ελέγχου της πιστοληπτικής ικανότητας του πελατολογίου της.

8. Επιβράβευση και Ενθάρρυνση του Προσωπικού. Οι εργαζόμενοι της επιχείρησης αποτελούν την αιχμή του δόρατος για την επίτευξη των στόχων. Η ομαλή λειτουργία μιας επιχείρησης εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την προσφορά των εργαζομένων. Θεωρούμε ότι είναι καλό να επιβραβευθούν για την προσπάθεια που κατέβαλαν κατά την χρονιά που πέρασε, αλλά και να ενθαρρυνθούν για τη νέα χρονιά που πλησιάζει κατά τη διάρκεια της οποία θα καλεστούν να προσφέρουν τις δυνάμεις τους για την επίτευξη των νέων στόχων.

Στο σημερινό μας άρθρο οι BIZEXPERTS προσπαθήσαμε να δώσουμε κάποια χρήσιμα οργανωτικά βήματα, τα οποία είναι επιχειρηματικά απαραίτητα ανεξαρτήτως χρονιάς για την ομαλή λειτουργία μίας επιχείρησης.