Η Σημασία Παρακολούθησης & Ερμηνείας των Αριθμών

Στο σημερινό μας άρθρο θα προσπαθήσουμε να σας ενημερώσουμε για την αναγκαιότητα παρακολούθησης, ανάλυσης και ερμηνείας των αριθμών της επιχείρησης σας.

Ποιοι είναι όμως οι αριθμοί μιας επιχείρησης;

Καταρχήν με τον όρο αριθμοί εννοούνται τα νούμερα των ισολογισμών, των ισοζυγίων, ο αριθμός του προσωπικού και το κόστος του, τα κόστη αγοράς των εμπορευμάτων ή των α΄ υλών, ο αριθμός των ημερών που πιστώνουν οι προμηθευτές την επιχείρηση, ο αριθμός των ημερών που πιστώνει η επιχείρηση τους πελάτες, ο αριθμός των τετραγωνικών μέτρων των εγκαταστάσεων, ο αριθμός της ιπποδύναμης ενός μηχανήματος, ο αριθμός των προϊόντων  που αγοράστηκαν και αυτός που πουλήθηκαν, και πολλοί άλλοι ανάλογα με την δραστηριότητα της επιχείρησης

Η παρακολούθηση όλων των παραπάνω αριθμών, αλλά και ο συνδυασμός τους,  είναι  πολύ σημαντικό και κρίσιμο σημείο για την επιχείρηση.  Όλα πρέπει να μετατρέπονται σε αριθμούς και όλοι  οι αριθμοί πρέπει να παρακολουθούνται και να ταξινομούνται σε report.

Το θέμα της παρακολούθησης μπορεί να λυθεί πολύ εύκολα και άμεσα με την προμήθεια ενός χρηματοοικονομικού software με πολύ χαμηλό κόστος. Στο παραπάνω software καταχωρούνται τα νούμερα των ισολογισμών ή των ισοζυγίων, αλλά και άλλοι αριθμοί (όπως αναφέραμε παραπάνω μπορούν να καταχωρηθούν και τ.μ. κτιριακών εγκαταστάσεων), ενώ  λαμβάνονται πολλών ειδών report που δείχνουν την πορεία των πωλήσεων, των χρηματοοικονομικών δεικτών, την εξέλιξη των διαφόρων ειδών κόστους και πολλοί άλλοι συνδυασμοί.

Η διοίκηση της επιχείρησης είναι απαραίτητο να λαμβάνει ένα τέτοιο report αν όχι κάθε 15 ημέρες τουλάχιστον μια φορά τον μήνα. Ποια όμως είναι η χρησιμότητα ενός τέτοιου report;

• Δίνεται η δυνατότητα στην επιχείρηση να προβαίνει σε διορθωτικές κινήσεις οποιασδήποτε μορφής (πχ παροχή ή όχι εκπτώσεων σε πελάτες)
• Προσδιορίζει στοιχεία του κόστους και διαμορφώνει τις τιμές πώλησης των αγαθών ή των υπηρεσιών
• Προβλέπει μελλοντικά προβλήματα (πχ ενδεχόμενα χρηματοδοτικά κενά)
• Προσδιορίζει υπό προϋποθέσεις τον άριστο αριθμό εργαζομένων που είναι απαραίτητοι, καθώς και το κόστος τους που μπορεί να αντέξει η επιχείρηση
• Προσδιορίζει τα επίπεδα ρευστότητας της επιχείρησης, καθώς και τους τρόπους ενίσχυσης της
• Δημιουργεί ιστορικά στοιχεία τα οποία είναι χρήσιμα κατά τη διάρκεια του κύκλου ζωής της επιχείρησης
• Προσδιορίζει τον ρυθμό των κερδών ή των ενδεχόμενων ζημιών μέχρι εκείνη την χρονική στιγμή
• Επιτρέπει ή αποτρέπει ενδεχόμενες επενδύσεις

Είναι πάρα πολύ χρήσιμο, το παραπάνω report να συνοδεύεται με μια Μηνιαία Αναφορά Οικονομικού Περιβάλλοντος, όπου αναφέρονται εγχώριοι και διεθνείς δείκτες, πολιτικές και οικονομικές εξελίξεις.

Συμπληρωματικά χρήσιμη είναι μια PEST ANALYSIS, αναλύοντας τις εξελίξεις δύο έως τρεις φορές το έτος.

Αφού προσεγγίσαμε το θέμα της παρακολούθησης, ερχόμαστε στο θέμα της ερμηνείας.  Ποιοι είναι αυτοί που μπορούν να διαβάζουν και να ερμηνεύουν τα νούμερα; Από ποιους θα πρέπει οι διοικήσεις να αποδέχονται την ερμηνεία των αριθμών;

Τα παραπάνω αποτελούν δύο πολύ σημαντικά ερωτήματα.

Τον Ιούλιο του 2015 στο άρθρο «Επιχειρήσεις…σε κρίση»  https://bizexperts.eu/επιχειρήσεις-σε-κρίση/ αναφερθήκαμε στη σημασία των Knowledge
συνεργατών-στελεχών της επιχείρησης. Δεν μπορούν όλοι οι συνεργάτες της επιχείρησης να ‘διαβάζουν’ και να ερμηνεύουν νούμερα, ούτε οι διοικήσεις των επιχειρήσεων πρέπει να ζητούν και να επιδιώκουν ερμηνεία από στελέχη τα οποία δεν έχουν το κατάλληλο υπόβαθρο. Η ερμηνεία ενός αριθμού από κάποιον μη expert στο τομέα του, δημιουργεί ρίσκο και η αποδοχή της ερμηνείας του αριθμού από τον παραπάνω, εκ μέρους της Διοίκησης, σημαίνει ότι αναλαμβάνει και αποδέχεται το παραπάνω ρίσκο, όπως και τις πιθανότητες να οδηγηθεί σε λάθος αποφάσεις.

Εφησυχασμός αντί επαγρύπνηση, άσκοπος πανικός αντί ψυχραιμίας είναι μερικές δυσάρεστες καταστάσεις, που ενδέχεται να βιώσουν επιχειρήσεις, όταν αποδέχονται ερμηνείες από μη expert.  Στις ίδιες καταστάσεις όμως μπορεί να οδηγηθούν οι επιχειρήσεις και από ερμηνείες expert συνεργατών των οποίων όμως μπορεί να λείπει η εμπειρία. Διαφορετική ερμηνεία θα δοθεί σε αριθμούς από κάποιον που ασχολείται με το γνωστικό του αντικείμενο 2 έτη, άλλη από κάποιον που ασχολείται 5 έτη, και διαφορετική από κάποιον που ασχολείται 15 έως 20 έτη.  Η παραπάνω εμπειρία φυσικά έχει και διαφορετικό κόστος για την επιχείρηση. Η τελευταία είναι αυτή που θα αποφασίσει πόσο μπορεί να πληρώσει και ποιάς ‘βαρύτητας ερμηνεία’ θα αγοράσει.

Έχουμε αναφέρει ότι το κάθε στέλεχος είναι expert στον τομέα για τον οποίο διακρίνεται με εξειδίκευση που προκύπτει βάση των σπουδών του, της εμβάθυνσης στο γνωστικό του αντικείμενο και τέλος της πολύχρονης εμπειρίας του. Ο απολογισμός μιας ερμηνείας ενός αριθμού θα αποδείξει αν η τελευταία ήταν σωστή ή όχι.

Λαμβάνοντας υπόψη όλα τα παραπάνω οι Bizexperts θεωρούμε ότι η παρακολούθηση, η ταξινόμηση και τελικά η ερμηνεία ενός αριθμού δεν είναι απλά υπόθεση ενός στελέχους, αλλά ομάδας (οικονομολόγων – λογιστών – ορκωτών  ελεγκτών – νομικών).  Όλοι πρέπει να συνεργάζονται για τη συγκέντρωση, παρακολούθηση ταξινόμηση, ερμηνεία και τελικώς παρουσίαση της εξέλιξης των αριθμών στη Διοίκηση.

Συνήθως τέτοιο έργο αναλαμβάνει και εκτελεί το Οικονομικό Τμήμα κάθε επιχείρησης το οποίο όμως ζητάει και συλλέγει στοιχεία από το λογιστήριο. Αν κριθεί απαραίτητο συμβουλεύεται το νομικό τμήμα και τους συνεργαζόμενους ορκωτούς ελεγκτές, καταλήγει στα αποτελέσματα και στις ερμηνείες των αριθμών και τελικώς παρουσιάζει στη Διοίκηση την εξέλιξή τους. Γίνεται δέκτης αποριών, ενστάσεων, ερωτήσεων, ενώ οι απαντήσεις και οι εξηγήσεις πρέπει να είναι τεκμηριωμένες και να μην επιδέχονται αμφισβήτηση.

Σήμερα, έχει επικρατήσει τα Οικονομικά τμήματα των επιχειρήσεων να παραδίδουν και παρουσιάζουν τέτοιου είδους report τουλάχιστον μια φορά τον μήνα, αναλύοντας όλα τα νούμερα με την σημασία τους και προτείνοντας τρόπους δράσης προς τα στελέχη που χαράζουν τη στρατηγική και πορεία της επιχείρησης.

Στο παρόν άρθρο προσπαθήσαμε να προσεγγίσουμε τη σημασία παρακολούθησης και ερμηνείας των αριθμών. Πάντα να θυμάστε ότι οι αριθμοί δεν λένε ποτέ ψέματα! Ενώ ο Πυθαγόρας είπε ότι:

“Τα πάντα γίνονται σύμφωνα με τους αριθμούς”

Σε επόμενο άρθρο θα σας παρουσιάσουμε υπόδειγμα ενός τέτοιου οικονομικού report και στο μέλλον θα σας συστήσουμε τρόπους για να επιλέξετε τους κατάλληλους Knowledge συνεργάτες της επιχείρησης σας.

Ομάδα Ανάλυσης Δεδομένων BizExpert.