Η Διαδικασία της Συνέντευξης! Η Οπτική της Επιχείρησης

Η διαδικασία πρόσληψης ενός ατόμου είναι πολύ συχνό φαινόμενο στη διάρκεια ζωής μιας επιχείρησης.

Ένας επιχειρηματίας προτού προσλάβει έναν υπάλληλο θέλει να τον συναντήσει και να συζητήσει μαζί του, να αφουγκραστεί τις ανησυχίες του, τις φιλοδοξίες του, τη διάθεσή του, να διαμορφώσει το προφίλ του. Από μία μόνο συνέντευξη διάρκειας 30 ή 45 λεπτών αυτό είναι δύσκολο να επιτευχθεί. Αν η πρόσληψη ενός υπαλλήλου έχει ανατεθεί σε μία εξειδικευμένη εταιρία Human Resources, η κατάσταση γίνεται πιο ομαλή.

Τι συμβαίνει όμως όταν ο υπεύθυνος ανθρώπινου δυναμικού της επιχείρησης ή ο ίδιος ο επιχειρηματίας είναι αυτός που πρέπει να αποφασίσει ποιος από τους υποψηφίους ταιριάζει στη φιλοσοφία της επιχείρησης; ποια είναι τα κριτήρια που χρησιμοποιεί, αν χρησιμοποιεί, κατά τη διάρκεια μιας συνέντευξης με έναν υποψήφιο;  ποιες είναι οι ερωτήσεις που πρέπει να κάνει για να διαμορφώσει το προφίλ του ανθρώπου που έχει απέναντί του;

Ένας από τους βασικούς παράγοντες επιτυχίας είναι η ορθή προετοιμασία του ερωτηματολογίου της συνέντευξης. Ο υπεύθυνος ή ο ιδιοκτήτης έχοντας σκιαγραφήσει το προφίλ του υποψήφιου, των αρμοδιοτήτων του και τις ανάγκες της επιχείρησης, κωδικοποιεί τα στοιχεία αυτά, μέσω ενός δομημένου ερωτηματολογίου.

Ουσιαστικά, διατυπώνει και ιεραρχεί τις ερωτήσεις σύμφωνα με τη σημαντικότητα τους, τη διευκόλυνση εξαγωγής των συμπερασμάτων του και δίνει τη δυνατότητα στον υποψήφιο να χαλαρώσει.

Για να επιτευχθούν τα παραπάνω πρέπει να προετοιμαστεί κατάλληλα ακολουθώντας τα παρακάτω στάδια:

• Στόχευση στα σημεία που θέλει να μάθει!
• Διαμόρφωση των ερωτημάτων!
• Σύνταξη του ερωτηματολογίου!
• Επικεφαλίδα με το ονοματεπώνυμο του υποψηφίου!
• Στο τέλος του ερωτηματολογίου διάθεση χώρου για γενικά σχόλια ή παρατηρήσεις!
• Προϋπολογισμός του χρόνου συνέντευξης ανά υποψήφιο!

Είναι πολύ συχνό το φαινόμενο ότι κατά τη διάρκεια μιας συνέντευξης να μην ακολουθείται μία λογική ακολουθία ερωτήσεων από την πλευρά της επιχείρησης, με αποτέλεσμα η συνέντευξη να μετατρέπεται σε μια απλή συζήτηση ανταλλαγής απόψεων αδιάφορη με τη δραστηριότητα της επιχείρησης και με τον υποψήφιο. Σε αυτές τις περιπτώσεις οι πιθανότητες να προσληφθεί ένα άτομο που δεν ταιριάζει στη φιλοσοφία της επιχείρησης, που δεν έχει τα προσόντα και που επιλέγεται μόνο και μόνο επειδή έκανε καλή εντύπωση είναι αυξημένες.

Μπορεί να γίνει χειρότερο; Ενδέχεται μια επιχείρηση να έχει τη δυνατότητα να προσλάβει ένα άτομο που ταιριάζει στη φιλοσοφία της, που έχει τις ικανότητες, αλλά είτε για λόγους άγχους, χρόνου ή έλλειψης ενός δομημένου ερωτηματολόγιου να μην αναδειχθούν οι ικανότητες και δυνατότητες του και κατά συνέπεια να απορριφθεί.

Συνεπώς, κατά τη διάρκεια της συνέντευξης πρέπει να τηρείται ο χρόνος και η δομή των ερωτήσεων.

Στο άρθρο αυτό οι Bizexperts συστήνουμε μια αλληλουχία ερωτήσεων με σκοπό η επιχείρηση να δημιουργήσει σταδιακά και κατά τη διάρκεια μιας συνέντευξης το προφίλ του υποψηφίου και στη συνέχεια να αξιολογήσει τις γνώσεις του, την εμπειρία του, προκειμένου να συνειδητοποιήσει αν ταιριάζει στη φιλοσοφία και στις ανάγκες της.

1.’Πείτε μας λίγα πράγματα για το βιογραφικό σας;’

Σκοπός αυτής της ερώτησης είναι να χαλαρώσει τον υποψήφιο από το stress που μπορεί να έχει, να σπάσει τον πάγο και να τον παρακινήσει να μιλήσει. Ο τρόπος που κάποιος αυτό-περιγράφεται αντανακλά καταρχήν την εμπιστοσύνη που έχει ο ίδιος  για τον εαυτό του. Θα πρέπει να αναφέρει τυχόν πτυχία που διαθέτει, γνώσεις και ενδιαφέροντα.

2.’Ποιoς ήταν ο τίτλος της θέσης που είχατε στην προηγούμενη εργασία σας και ποιες οι αρμοδιότητες σας;’ 

Η ερώτηση αυτή προσπαθεί να εντοπίσετε αν ο υποψήφιος είχε κάποιον τίτλο που τον αναβαθμίζει σε στέλεχος,  που τον κάνει να σκέπτεται ως στέλεχος. Στη συνέχεια οι αρμοδιότητες που ζητούνται, επιβεβαιώνουν ή διαψεύδουν τον τίτλο που ανέφερε προηγουμένως.

3.‘Ποια εργαλεία (Tools) και διαδικασίες χρησιμοποιούσατε κατά την διάρκεια εκτέλεσης των καθηκόντων σας;’

Εκτός από τα λογισμικά προγράμματα που τηρούσε η προηγούμενη επιχείρηση στην οποία εργαζόταν ο υποψήφιος, ενδιαφέρει την επιχείρηση, αν ανέπτυξε μόνος του εργαλεία προκειμένου να αναβαθμίσει, να διευκολύνει την εργασία του  (πχ τήρηση Στατιστικών, ημερήσιες / εβδομαδιαίες / μηνιαίες αναφορές απόδοσης / παραγωγικότητας). Το γεγονός αυτό δείχνει τη δημιουργικότητα του υποψηφίου.

4.‘Κάνατε ποτέ προτάσεις βελτίωσης στην προηγούμενη εργασία και αν ναι ποιες ήταν αυτές και τι προβλήματα έλυναν;’

Η ερώτηση αυτή εμβαθύνει στη δημιουργικότητα, αλλά και στο ενδιαφέρον που επιδεικνύει ο υποψήφιος για την επιχείρηση με σκοπό τη βελτίωση του εργασιακού περιβάλλοντος και νοοτροπίας.

5.‘Είχατε ποτέ υφισταμένους και αν ναι τι προβλήματα είχατε και πως το διαχειριζόσασταν;’

H ερώτηση αυτή ουσιαστικά διαχωρίζει τους υπαλλήλους από τα στελέχη, χωρίς η απουσία υφισταμένων να αποτελεί τροχοπέδη νοοτροπίας στελέχους. Η επιχείρηση ενδιαφέρεται να μάθει τα προβλήματα που αντιμετώπιζε ο υποψήφιος και ο τρόπος με τον οποίο επιτυγχανόταν η ισορροπία.

6.‘Πόσος χρόνο νομίζετε ότι είναι απαραίτητος προκειμένου να προσαρμοστεί κάποιος στο κλίμα και τη φιλοσοφία μιας επιχείρησης;

Ουσιαστικά ρωτάτε τον υποψήφιο πόσο χρόνο χρειάζεται για να γίνει αποδοτικός. Οι γνώσεις και η εμπειρία του έρχονται να επιβεβαιώσουν ή να διαψεύσουν το πόσο έτοιμος είναι να αποδώσει. Θεωρείται απαραίτητο ένα χρονικό διάστημα προκειμένου ο υποψήφιος που θα προσληφθεί να προσαρμοστεί στις απαιτήσεις μίας επιχείρησης. Η  απάντηση του θα πρέπει να συγκριθεί σε σχέση με το προφίλ του και τις απαιτήσεις της επιχείρησης.

7.’Για ποιο λόγο θέλετε να αποχωρήσετε/ή αποχωρήσατε από την υπάρχουσα εργασίας;’

Η ερώτηση αυτή προσεγγίζει τις αιτίες, τους λόγους και τα κίνητρα της αλλαγής, τις φιλοδοξίες, τις προκλήσεις του εξωτερικού περιβάλλοντος του υποψηφίου και την φιλοσοφία του για τον τρόπο αντιμετώπισης τους.

8.‘Ποια είναι τα πλεονεκτήματα και ποια τα ελαττώματά σας;’

Με την ερώτηση αυτή η επιχείρηση θέλει να γνωρίζει τα δυνατά σημεία του υποψηφίου προκειμένου να αξιοποιηθούν άμεσα, τόσο από την επιχείρηση, όσο και από τους συναδέλφους ή τους υφισταμένους του υποψηφίου. Με τα ελαττώματα η επιχείρηση θέλει να διαπιστώσει τα μειονεκτήματα του. Όλοι έχουμε ελαττώματα, αλλά ο τρόπος που κάποιος τα εκφράζει υποδεικνύει το ποιόν του, την αυτογνωσία του και το επίπεδο της αυτοκριτικής του.

9.‘Τι γνωρίζετε για την εταιρία μας;’

Με την ερώτηση αυτή γίνεται αντιληπτός ο τρόπος προσέγγισης της επιχείρησης από τον υποψήφιο. Η επιχείρηση καλό θα ήταν να γνωρίζει αν ο υποψήφιος επισκέφθηκε το site, αν συνέλεξε πληροφορίες για το προφίλ της επιχείρησης και ουσιαστικά αν ο ίδιος την έχει συγκρίνει με τα δικά του κριτήρια και απαιτήσεις. Αν ο υποψήφιος απαντήσει γνωρίζοντας αρκετά πράγματα αυτό σημαίνει ότι έχει έρθει στη συνέντευξη προετοιμασμένος και αποφασισμένος να πάρει τη θέση.

10.‘Τι γνώμη έχετε για τον τελευταίο εργοδότη σας;’

Ο τρόπος έκφρασης για τον τελευταίο εργοδότη θα βοηθήσει να διαπιστωθεί  αν ο εργαζόμενος αποχωρεί ή αποχώρησε από τη δουλειά τους έχοντας καλές σχέσεις. Αν  εκφραστεί αρνητικά είναι βέβαιο ότι και στο μέλλον θα εκφραστεί το ίδιο αρνητικά για την επιχείρηση από την οποία σήμερα διεκδικεί μια θέση. Σε κάθε περίπτωση ένας υπάλληλος αποκόμισε κάποιο εργασιακό κέρδος από κάποια επιχείρηση το οποίο δεν είναι μόνο χρηματικό, αλλά και εμπειρικό και ο επαγγελματισμός ενός υπαλλήλου δεν επιτρέπει τα αρνητικά σχόλια και χαρακτηρισμούς.

11.’Ποιoύς στόχους έχετε θέσει στον εαυτό σας για το μέλλον;’

Με την ερώτηση αυτή η επιχείρηση θέλει να διαπιστώσει αν ο υποψήφιος πρωτίστως έχει στόχους και δευτερεύοντος αν αυτοί συμβαδίζουν με τη μέχρι σήμερα προϋπηρεσία του και αποτελούν συνδετικό κρίκο με την εικόνα που έχει ο υποψήφιος για τον εαυτό του στο μέλλον.

 12.‘Αν χρειαστούμε συστάσεις από τους προηγούμενους εργοδότες σας, αυτές βρίσκονται στη διάθεσή μας;’

Με αυτή την ερώτηση ουσιαστικά η επιχείρηση επαληθεύει ή όχι τις καλές ή κακές σχέσεις του υποψηφίου με τον προηγούμενο εργοδότη του και διαπιστώνει την προθυμία του να προσκομίσει συστάσεις για τον επαγγελματισμό του και την ευσυνειδησία του.

Σύμφωνα με τις παραπάνω ερωτήσεις και την σειρά που υποβάλλονται οι Bizexperts εκτιμούμε ότι δίνουν τη δυνατότητα σε μια επιχείρηση, που δεν υποστηρίζεται από εξειδικευμένο συνεργάτη Human Recourses, να σκιαγραφήσει όσο είναι δυνατόν το προφίλ του κάθε υποψηφίου και να συγκρίνει με τις απαιτήσεις της θέσης και την κουλτούρα της επιχείρησης.

Θεωρείται σκόπιμο να αναφέρουμε ότι η οικογενειακή κατάσταση, ο τόπος κατοικίας, το ντύσιμο και η στάση του σώματος αποτελούν εξίσου συνδυαστικά σημαντικούς παράγοντες που συνδέονται με το προφίλ του υποψήφιου.